Revista MultiAtual - ISSN 2675-4592

ARQUIVO SUSTENTÁVEL NOS SETORES ADMINISTRATIVOS DA UFMG: PROPOSTA DE INCENTIVAR O USO DO SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÃO

Ricardo Viana Velloso

Doutor em Educação. Professor e Assessor Pedagógico do GIFES/Faculdade de Educação da UFMG. Orientador. Email: ricardo@ufmg.br

 

Magda Auxiliadora dos Santos Barbosa Bastos

Mestre em Administração. Professora e Assessora Pedagógica do GIFES/Faculdade de Educação da UFMG. Coorientadora. E-mail: magda@ufmg.br

 

Sylvia Koury Martins

Licenciada em Letras. Servidora Pública Federal/Auxiliar em Administração da UFMG. Cursista GIFES. Email: sylviakoury@ufmg.br

 

 

RESUMO

O presente artigo tem por objetivo sugerir ações de incentivo do uso do Sistema Eletrônico de Informação nos setores administrativos da Universidade Federal de Minas Gerais, para alcançar um arquivo sustentável. Destarte, visa apontar, alertar e melhorar as condições do arquivo, nos setores administrativos da universidade, já existente, de modo que seja prático, organizado e agregue a perspectiva de sustentável, que hoje configura uma necessidade real. Nesse diapasão, no referencial teórico buscou-se apresentar o resumo histórico de criação da Universidade, descrevendo sua estrutura organizacional e administrativa, abordando-se o conceito, importância e indicadores de sustentabilidade no âmbito organizacional, com aspectos relativos à gestão de documentos tanto para arquivos físicos quanto eletrônicos, destacando-se o Serviço Eletrônico de Informação – SEI como alternativa sustentável. No tocante à metodologia, a pesquisa classifica-se como estudo de caso e quanto aos meios, documental, do tipo exploratória. Relativo ao orçamento, não haverá custo financeiro para a implantação. Ao final, espera-se que, a partir da reflexão e conceitos descritos, seja possível a confecção e lançamento da cartilha intitulada: Arquivo Sustentável, com o intuito de orientar, auxiliar e conscientizar o uso desse espaço, manejo e manutenção por parte dos setores administrativos da UFMG. 

Palavras-chave: Administrativo; Arquivo; Sustentável.

INTRODUÇÃO

Sabe-se que a Universidade Federal de Minas Gerais – UFMG está em processo de implantação do Sistema Eletrônico de Informação – SEI, que, de acordo com o site oficial da UFMG (2019), pode ser definido como:

uma ferramenta que tem suporte à produção, edição, assinatura e trâmite de processos e documentos, proporcionando desta forma, a virtualização destes. Reduz o tempo de realização das atividades por permitir a atuação simultânea de várias unidades em um mesmo processo, ainda que distantes fisicamente. (UFMG, 2019, p.1).

 

Trata-se de um software que, acredita-se, propiciará forte impacto de melhoria e otimização nas políticas de gestão dos documentos e processos. Diante do exposto e para a consecução deste estudo, o artigo contempla uma introdução ao tema, a apresentação do referencial teórico, e da metodologia, seguida do plano de ação e das considerações.

Considerando-se a estrutura administrativa da UFMG, observa-se o quão complexa é a tarefa de gerenciar os arquivos de documentos. O volume e intensidade de informações, processos e, consequentemente, de papéis que tramitam pelas diversas instâncias universitárias são preocupantes. Soma-se a isso, o fato de não se ter notícia de ações que visem à sistematização das atividades e tarefas relacionadas ao armazenamento e catalogação de dados institucionais. Vale lembrar que uma gestão de documentos sustentável culminará, para além da diminuição com gastos de infraestrutura física de arquivos, maior dinamismo de organização, consulta e transparência dos dados da Universidade.

Nesse contexto, apresenta-se a seguinte questão: como incentivar a implantação de arquivo sustentável nos setores administrativos da UFMG?

Um dos autores deste artigo prestou concurso público no intuito de trocar um trabalho pedagógico, por um serviço administrativo. Escolheu trabalhar na UFMG, Instituição em que se graduou no curso de Letras no ano de 2012. Iniciou sua carreira como servidora pública federal no cargo auxiliar em administração, em 2017, como secretária da Pró-Reitoria de Administração. No início de 2019, veio de remoção para a Escola de Ciência da Informação, uma unidade acadêmica, que se enquadrou melhor no perfil e expectativas da servidora.

Pensando no serviço público, em especial, as Instituições Federais de Ensino Superior – IFES vêm sofrendo ao longo dos últimos governos cortes de verba que ompõem a redução dos gastos em variados aspectos, como o de insumos, por exemplo; ademais, cada vez tem-se menos concurso público e projeta-se a terceirização de pessoal para o administrativo.

Nesse cenário, espera-se que este estudo possa servir de incentivo às ações que visem implementar um arquivo sustentável no âmbito da Universidade por meio do Sistema Eletrônico de Informação.

Nesse sentido, tem-se como objetivo indicar ações de incentivo ao uso do Sistema Eletrônico de informações nos setores administrativos da UFMG para alcançar um arquivo sustentável.

Alcançado o objetivo deste trabalho, espera-se confeccionar uma Cartilha sobre arquivo sustentável, para que seja disseminada em toda a Universidade, em formato prioritariamente digital, através de e-mails institucionais de setores e usuários, sites e meios circulares de informação nos espaços dos campi.

REFERENCIAL TEÓRICO

Tendo em vista o objetivo deste estudo, o referencial teórico está organizado em quatro tópicos, a saber: o primeiro apresenta o resumo histórico de criação da UFMG e descreve sua estrutura organizacional e administrativa. No segundo tópico aborda-se o conceito de sustentabilidade, enquanto o terceiro tópico trabalha os aspectos da gestão de documentos, para, no quarto tópico, comentar-se sobre o Serviço Eletrônico de Informação; características e relação com a sustentabilidade.

Universidade Federal de Minas Gerais

De acordo com o site oficial da UFMG, é missão da Universidade:

gerar e difundir conhecimentos científicos, tecnológicos e culturais. Destacando-se como Instituição de referência nacional, a UFMG forma indivíduos críticos e éticos, com uma sólida base científica e humanística. (UFMG, 2019).

Baseado na sua tríplice vocação: ensino, pesquisa e extensão, conforme estabelece em seu Estatuto, a UFMG não se vale somente como academia, todavia um espaço para o exercício da cidadania (UFMG, 1999), oferecendo atividades de ensino, que perpassam a educação básica até a pós-graduação stricto sensu. (UFMG, 2019).

Sustentabilidade

A Comissão Mundial sobre o Meio Ambiente e Desenvolvimento criada pela Organização das Nações Unidas, designou a ideia de sustentabilidade como “O desenvolvimento que satisfaz as necessidades do presente sem comprometer a capacidade das gerações futuras de satisfazerem suas próprias necessidades” (BRUNDTLAND, 1991, p.2).

Para Elkington (1994, p.1) “a sustentabilidade é o equilíbrio entre os três pilares: ambiental, econômico e social”. Nesse sentido, é preciso garantir a manutenção dos recursos com responsabilidade e estratégia.

A administração pública em todas as suas esferas é responsável por desencadear ações que promovam a sustentabilidade e visem à manutenção dos recursos de forma equilibrada, com um uso consciente e verdadeiramente necessário. Nessa perspectiva, a era digital contribui para a informatização dos processos, menos gasto de material de consumo, fácil acesso de busca, facilidade e tempo nas tramitações, redução do gasto com correspondência física e um arquivo que preze cada vez mais a forma digital.

Gestão de Documentos

Para escolher o melhor método ou sistema de organização que atenda à Instituição, faz-se necessário entender o que são arquivos e documentos. A Associação de Arquivistas Brasileiros – AAB adota a seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades das pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas” (CAMARGO e BELLOTTO, 1996, p.5).

Para caracterizar o ciclo de vida dos arquivos, Martins (1994, p; 17) afirma que deve ser: “ contato a partir da produção do documento e do encerramento do ato, ação ou fato que motivou a sua produção e da sua freqüência de uso”.

Sistema Eletrônico de Informação

O Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, publicado no Diário Oficial da União, estabelece o uso de meio eletrônico para a tramitação de documentos nos órgãos e entidades da administração pública direta, autárquica e fundacional (BRASIL, 2015).

A UFMG, para atender a essa demanda, optou pela utilização do Sistema Eletrônico de Informação – SEI, escolhido como a solução de processo eletrônico no âmbito do Plano Eletrônico Nacional (PEN), que tem sido implantado com sucesso em vários órgãos e entidades das mais variadas esferas administrativas. O novo sistema foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e cedido gratuitamente para órgãos do Governo.

A implantação de um sistema eletrônico de tramitação de documentos está alinhada ao planejamento estratégico da instituição, que traz em seu Plano de Desenvolvimento Institucional 2018-2023 a proposta de ações de melhorias que envolvam, entre outros aspectos, a implantação e o uso de soluções de tecnologia de informação e comunicação (TIC) oferecidas à comunidade universitária (UFMG, 2018).

Como resultado disso, acredita-se no impacto positivo para a modernização administrativa, tão importante quanto o atendimento aos normativos vigentes.  De acordo com BRASIL (2019), o Plano Eletrônico Nacional (PEN), pode ser entendido como:

um projeto de gestão pública, sob coordenação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, que visa à obtenção de substanciais melhorias no desempenho dos processos da administração pública, com ganhos em agilidade, produtividade, satisfação do público usuário e redução de custos. [...] (BRASIL, 2019, p.1).

Além dos treinamentos oferecidos pela Pró-Reitoria de Recursos Humanos em parceria com o Centro de Computação da UFMG, as instituições indicadas pela Universidade são a Escola Virtual do Governo (EVG) e a Escola Nacional de Administração Pública (ENAP), que ofertam cursos a distância e gratuitos, que apresentam as principais funcionalidades do SEI, a fim de capacitar os usuários do sistema. (UFMG, 2019)

Sobre a definição do SEI (2019), tem-se a seguinte caracterização:

é uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa. Trata-se também de um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho (...) (SEI, 2019, p.1).

Nesse contexto, pode-se dizer que o Sistema Eletrônico de Informação apresenta características que o tornam usual e sustentável, sendo 100% web, compatível com os principais navegadores e acessível por aplicativo para smartphones, tablets e notebooks. O SEI rompe com o modelo tradicional de tramitação linear e permite tramitação múltipla entre várias unidades simultaneamente, através de mecanismos de verificação de autoria e integralidade dos documentos (UFMG, 2019).

As funcionalidades do SEI abrangem controle de nível de acesso ao permitir que alguns processos sejam restritos e sigilosos com acesso às unidades envolvidas aos usuários específicos. É possível controlar os prazos, há modelos de documentos, assinatura em bloco, pode-se obter estatística da unidade e tempo do processo. Trata-se de um software livre, de código aberto para as instituições públicas, possibilitando trabalhar apenas em rede; na produção, edição, assinatura e trâmite do processo, sem necessitar de deslocamento de pessoal e material de consumo (UFMG, 2019).

 

METODOLOGIA

Para subsidiar o estudo, a metodologia pode ser classificada como estudo de caso e, quanto aos meios, documental, do tipo exploratória. Adotar-se-á, como definição de estudo de caso, o exposto por Vergara (2006, p.49), a saber: “circunscrito a uma ou poucas unidades, entendidas essas como uma pessoa, uma família, um produto, uma empresa, um órgão público, uma comunidade ou mesmo um país”

Para completar, segundo Gil (2002, p.45), a pesquisa documental “[...] vale-se de materiais que não recebem ainda um tratamento analítico, ou ainda podem ser reelaborados de acordo com os objetivos da pesquisa”.  Apresentam-se como definição de pesquisa exploratória, os estudos de Gil (2002, p.41) que visa proporcionar “maior familiaridade com o problema, com vistas a torná-lo mais explícito [...]. Pode-se dizer que estas pesquisas têm como objetivo principal o aprimoramento de ideias ou a descoberta de intuições”.

Acredita-se que, através da pesquisa exploratória seja possível escolher, dentre as teorias, caracterizações e conceitos, quais serão utilizados para propor as ações de incentivo à utilização do arquivo sustentável no âmbito da universidade.

Com referência à pesquisa qualitativa, toma-se a caracterização proposta por Minayo (2001), que trabalha com:

o universo de significados, motivos, aspirações, crenças, valores e atitudes, o que corresponde a um espaço mais profundo das relações, dos processos e dos fenômenos que não podem ser reduzidos à operacionalização de variáveis (MINAYO, 2001, p.14).

A escolha pela pesquisa qualitativa deve-se ao plano de ação futuro para conhecer, através de questionário e/ou entrevista, o nível de satisfação e entendimento do SEI junto aos servidores envolvidos com o sistema. Considerando que os aspectos metodológicos foram caracterizados, apresenta-se, a seguir, o desenvolvimento dos demais tópicos.

 

Plano de Ação, Análise dos Dados, Investimento, Monitoramento e Avaliação

O plano de ação que tem como meta a confecção de cartilha sobre arquivo sustentável, com o objetivo de sugerir ações de incentivo do uso do Sistema Eletrônico de Informação nos setores administrativos da UFMG, envolve etapas e tempo de realização conforme demonstrado no Quadro 1.

 

Quadro 1 – Plano de Ação e Cronograma de Implantação

Descrição

Período

Ações

Identificar os problemas relativos aos arquivos físicos e eletrônicos nos setores da UFMG

3 meses

·      Enviar questionário aos usuários

·      Consolidar respostas

 

Conhecer o Sistema Eletrônico de Informação da UFMG

1 mês

·      Consultar material relativo à proposta implantação do SEI

 

Analisar as vantagens do Sistema Eletrônico de Informação da UFMG

1 mês

·      Efetuar estudo sobre as vantagens do SEI

·      Resumir e descrever as vantagens de forma a incentivar o uso do sistema

 

Identificar os principais aspectos do arquivo sustentável

15 dias

·           Conhecer e refletir sobre os textos relativos ao arquivo sustentável

·           Efetuar consolidado sobre os aspectos relevantes do arquivo sustentável

 

Propor ações de incentivo para implantação do arquivo sustentável nos setores administrativos da UFMG

3 meses

·           Confeccionar cartilha com informações sobre arquivo sustentável; a vantagem de utilização de arquivo eletrônico; racionalização de armazenamento de papéis; passo a passo para adesão ao SEI, dentre outros aspectos ecológicos e sustentáveis

·           Apresentar a cartilha para análise e consideração das instâncias deliberativas

·           Encaminhar para impressão e/ou formatação on-line, se aprovada

 

Divulgação da Cartilha na UFMG

1 mês

·         Enviar a cartilha – impressa e/ou eletrônica aos usuários e setores, após aprovação pelos órgãos competentes

 

Fonte: elaborado pelos autores, 2019.

É importante registrar que, o Cronograma de implantação do Plano de Ação foi desenvolvido em termos de período temporal para que seja factível de realização, a partir de sua aprovação, pelas instâncias deliberativas no âmbito da UFMG.

Em síntese, far-se-á um levantamento de como funciona o arquivo nos setores, quanto de material é gasto mensalmente e como pode ser reaproveitado e, também, sobre o descarte. A posteriori, é importante ter um feedback dos usuários, porque se todos estão envolvidos, cria-se uma consciência para que possam dar continuidade à proposta.

Para a etapa final de divulgação estima-se baixo custo, uma vez que o projeto poderá ser incorporado às demais ações gerenciais adotadas pela universidade, caso a confecção da cartilha seja aprovada pelas instâncias de deliberação. Ressalta-se que a maior disseminação da cartilha será em formato digital, por meio de endereços eletrônicos institucionais dos setores e dos usuários e também dos veículos de comunicação como o Boletim e site da UFMG.

No tocante às etapas de monitoramento e avaliação sugere-se que sejam realizadas após a divulgação da cartilha de incentivo à utilização do arquivo sustentável. Espera-se que através da pesquisa de satisfação e entendimento do Sistema Eletrônico de Informação seja possível estabelecer diretrizes de continuidade ou ajustes necessários para a melhoria dos processos de arquivamento no âmbito dos setores administrativos da UFMG.

 

CONSIDERAÇÕES FINAIS

A utilização do Sistema Eletrônico de Informação no serviço público, especificamente na UFMG, traz significativa reforma administrativa dos procedimentos, rotinas, retornos e recursos. Ampliará as possibilidades de autonomia dos usuários, o trabalho remoto que para várias situações, como um servidor em afastamento ou servidor portador de necessidade especial, facilita demasiado a tarefa burocrática. Espera-se que ao passar essa primeira fase de conhecimento e adaptação ao SEI, evolua da produção e tramitação manual de processos para a eletrônica, o impacto dessa mudança de rotina administrativa é muito grande dentro da Universidade, onde circula diariamente inúmeros documentos internos e externos para fins da administração pública. Em suma, a implantação do SEI objetiva a melhoria do desempenho dos processos administrativos, com ganho em produtividade, agilidade, transparência, economia e satisfação do público usuário. São todas ações que concernem para um pensamento e práticas sustentáveis do arquivo no serviço público como um todo.   

 

REFERÊNCIAS

BRASIL, 2015. Decreto Federal no 8539, de 08 de outubro de 2015. Dispõe sobre o uso de meio eletrônico para a tramitação de documentos nos órgãos e entidades da administração pública direta, autárquica e fundacional. Disponível em:                       <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2015-2018/2015/Decreto/D8539.htm>. Acesso em: 09 nov. 2019.

BRASIL, 2019, Software Público: governo. Disponível em: <https://softwarepublico.gov.br/social/sei/sobre-o-sei>. Acesso em: 22 out. 2019.

BRUNDTLAND, G. H. Nosso futuro comum: comissão mundial sobre meio ambiente e desenvolvimento. 2. ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1991.

CAMARGO, A. M. A.; BELLOTTO, H. L. (Coord.) Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros/Secretaria de Estado da Cultura, 1996.

ELKINGTON, J. Towards the sustainable corporation: Win-win-win business strategies for sustainable development. Califórnia Management Review, v.36, n.2, p.90-100, 1994.

GIL, A. C. Como elaborar projetos de pesquisa. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2002.

MARTINS, N. R. Manual técnico de organização de arquivos correntes e intermediários. Campinas: Unicamp, 2011. 47 f.

MINAYO, M. C. S. (Org.). Pesquisa social: teoria, método e criatividade. 18 ed. Petrópolis: Vozes, 2001.

UFMG, 2018. Plano de Desenvolvimento Institucional, 2018-2023. Disponível em: <https://www.ufmg.br/pdi/2018-2023/wp-content/uploads/2019/03/PDI-revisado06032019.pdf>.  Acesso em: 16 nov. 2019.

UFMG, 1999. Resolução No 04/1999, de 04 de março de 1999. Aprova o novo Estatuto da Universidade Federal de Minas Gerais. Disponível em: <https://www2.ufmg.br/sods/Sods/Sobre-a-UFMG/Estatuto>. Acesso em: 16 nov. 2019.

UFMG, 2019. Curso de Capacitação SEI: Treinamento Básico do SEI – Multiplicadores .PROPLAN. Belo Horizonte, Minas Gerais, 2019.

UFMG 2019. Sistema Eletrônico de Informações. Disponível em: <https://sei.ufmg.br/>. Acesso em: 22 ago. 2019.

VERGARA, S. C. Projetos e relatórios de pesquisa em administração. 7. ed. São Paulo: Atlas, 2006.

 



Recebido em 10 de agosto de 2020
Publicado em 28 de agosto de 2020


Como citar este artigo (ABNT)

VELLOSO, Ricardo Viana. BASTOS, Magda Auxiliadora dos Santos Barbosa. MARTINS, Sylvia Koury. Arquivo Sustentável nos Setores Administrativos da UFMG: Proposta de Incentivar o Uso do Sistema Eletrônico de Informação. Revista MultiAtual, v. 1, n.4., 28 de agosto de 2020. Disponível em: https://www.multiatual.com.br/2020/08/arquivo-sustentavel-nos-setores.html
ARQUIVO SUSTENTÁVEL NOS SETORES ADMINISTRATIVOS DA UFMG: PROPOSTA DE INCENTIVAR O USO DO SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÃO ARQUIVO SUSTENTÁVEL NOS SETORES ADMINISTRATIVOS DA UFMG: PROPOSTA DE INCENTIVAR O USO DO SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÃO Reviewed by Revista MultiAtual on agosto 17, 2020 Rating: 5
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