Revista MultiAtual - ISSN 2675-4592

MAPEAMENTO DOS PROCESSOS PARA MELHORIA DA ROTINA DE TRABALHO NO CAED UFMG

ūüíĘ Artigo em PDF

Paulo Augusto d’√āngelo Porto

Aluno do Curso de Especializa√ß√£o Gest√£o de Institui√ß√Ķes Federais em Educa√ß√£o Superior, Faculdade de Educa√ß√£o/Universidade Federal de Minas Gerais. e-mail: pauloportobr@gmail.com

 

Silvana Santos

Membro do corpo docente do Curso de Especializa√ß√£o Gest√£o de Institui√ß√Ķes Federais em Educa√ß√£o Superior, Faculdade de Educa√ß√£o/Universidade Federal de Minas Gerais. Doutora em Ci√™ncia da Informa√ß√£o. Orientador. e-mail: silsanter@gmail.com

 

 

RESUMO

 

O aprimoramento das atividades prestadas pelo setor p√ļblico tem sido cada vez mais recorrente √†s institui√ß√Ķes que buscam desenvolver uma cultura organizacional de refer√™ncia e que possam assegurar, com efici√™ncia, os produtos por elas proposto. O CAED UFMG – Centro de Apoio a Educa√ß√£o a Dist√Ęncia da Universidade Federal de Minas Gerais, seguindo uma vis√£o sist√™mica para gerenciar os processos existentes em sua organiza√ß√£o, iniciou estrategicamente, em maio de 2015, o “Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina de Trabalho”. Este projeto prop√īs mapear os m√©todos e as atividades relacionados √† educa√ß√£o a dist√Ęncia como etapa inicial de uma administra√ß√£o assistida por uma Gest√£o em Processos. Os mapeamentos propostos e realizados propiciaram um registro dos processos em execu√ß√£o e ser√£o de fundamental import√Ęncia para continuidade de projetos relacionados √† melhoria da rotina de trabalho, padroniza√ß√Ķes para manuten√ß√£o da qualidade, melhoria de desempenho, minimiza√ß√£o de esfor√ßos e otimiza√ß√£o de resultados, em busca da realiza√ß√£o dos objetivos educacionais desta institui√ß√£o. Foi utilizada a metodologia BPM - Business Process Managent, ou Gerenciamento de Processos de Neg√≥cio. O “Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina de Trabalho” proporcionou a formaliza√ß√£o detalhada das atividades desenvolvidas no CAED para produ√ß√£o da Educa√ß√£o a Dist√Ęncia na UFMG. Este trabalho consiste na apresenta√ß√£o e discuss√£o dos resultados que foram alcan√ßados a partir do desenvolvimento deste mapeamento.

 

Palavras-chave: Mapeamento dos Processos; BPM; Educa√ß√£o a Dist√Ęncia; Gest√£o em Processos.

 


1. Introdução

Este artigo prop√Ķe discutir os resultados que foram gerados a partir do “Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina de Trabalho” existentes no CAED UFMG – Centro de Apoio a Educa√ß√£o a Dist√Ęncia da Universidade Federal de Minas Gerais, no per√≠odo de maio de 2015 a fevereiro de 2017.

O projeto prop√īs promover a√ß√Ķes que assegurassem a continuidade do desenvolvimento das atividades e dos processos realizados no CAED UFMG, a partir da inser√ß√£o de um olhar externo, no sentido de favorecer a observa√ß√£o e an√°lise destes.

A finalidade inicial foi criar subs√≠dios para uma vis√£o sist√™mica com o intuito de compartilhamento e intera√ß√£o de toda organiza√ß√£o na rotina de trabalho desenvolvida em rela√ß√£o √† Educa√ß√£o a Dist√Ęncia produzida na UFMG, disponibilizando, documentando e mantendo o desempenho qualitativo da Institui√ß√£o UFMG.

Os objetivos do projeto foram orientados √† coleta de informa√ß√Ķes que descrevessem os fluxos de trabalho, as rotinas e os pontos de controle dos processos existentes em cada setor ou √°rea do CAED, para ent√£o utiliz√°-las numa estrutura√ß√£o padronizada propositiva √† melhoria da rotina de trabalho.

Considerando que as rotinas executadas no CAED UFMG envolvem atividades complexas e de car√°ter multi e transdisciplinar, a abordagem baseada nos processos permite relacionar as caracter√≠sticas administrativas, t√©cnicas e/ou tecnol√≥gicas, pedag√≥gicas e art√≠sticas para orientar as decis√Ķes atribu√≠das √† implementa√ß√£o de melhorias.

Dentre os principais resultados esperados na consecução desse mapeamento destacam-se:

̶            Automatiza√ß√£o dos processos operacionais;

̶            Aumento da integralidade e grau de relacionamento das informa√ß√Ķes que suportam os processos;

̶            Aumento da capacidade anal√≠tica sobre o capital humano, proporcionando;

̶            Redu√ß√£o de retrabalho e diminui√ß√£o e/ou elimina√ß√£o de atividades sem padroniza√ß√£o e/ou sem regras;

̶            Aumento da transpar√™ncia e efici√™ncia na comunica√ß√£o do CAED entre os servidores, colaboradores, comunidade universit√°ria e toda sociedade;

̶            Organiza√ß√£o de ambiente indexado e de f√°cil rastreamento e arquivamento;

̶            Gera√ß√£o de indicadores que orientem o desenvolvimento do planejamento estrat√©gico do CAED UFMG.

Foi utilizada a metodologia BPM - Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócio, por ser uma ferramenta hábil no para o gerenciamento de um processo e por apresentar sistemática eficaz para melhorias nas rotinas e fluxos de trabalho. (SENA, 2018, p 2)

 

2. Sobre o CAED UFMG

 

O CAED UFMG – Centro de Apoio √† Educa√ß√£o a Dist√Ęncia – est√° localizado na Unidade Administrativa III no Campus Pampulha da Universidade Federal de Minas Gerais – UFMG e atua no mecanismo de cria√ß√£o, produ√ß√£o, gerenciamento e oferecimento de cursos √† dist√Ęncia, nos n√≠veis de gradua√ß√£o, p√≥s-gradua√ß√£o lato sensu (especializa√ß√£o), aperfei√ßoamento e atualiza√ß√£o, desde 2003.

 

3. O Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina de Trabalho

 

Para as organiza√ß√Ķes que visam uma gest√£o estrat√©gica capaz de consolidar em seus processos vigentes, objetivos e metodologias, aptos a diversas abordagens de inova√ß√£o tecnol√≥gica, modelagem e automa√ß√£o, se fazem necess√°rio desenvolver um autoconhecimento de suas ”engrenagens”, ou seja, investir no entendimento detalhado de seus processos ou fluxos da rotina de trabalho (ALTER, 2013, p.78).

De acordo com Campos, (1982, p. 185), o planejamento estrat√©gico deve ter uma orienta√ß√£o consecutiva e din√Ęmica, onde se percebe que "os modelos devem ter flexibilidade suficiente para reavalia√ß√Ķes permanentes".

Dentre os vários autores que apresentam o conceito de Processo, a ideia primordial concentra-se no movimento de atividades que são realizadas para produção de serviços e/ou produtos.

Silva (2017, p. 32), relaciona o “Processo com o conceito de uma s√©rie de atividades que, em geral, possui uma sequ√™ncia relativamente l√≥gica e que tem um objetivo claro a ser alcan√ßado, que pode ser um produto ou servi√ßo a ser entregue” ao cliente.

Portanto, o conceito de Processo √© relacionado com o movimento de a√ß√Ķes que produzem alguma coisa, ou seja, podemos aplicar este conceito em nossa vida pessoal ou profissional, pois tudo que inventamos ou efetuamos pode ser analisado sob a √≥tica de Processos.

Rosemann (2005, p.5), define a Gestão em Processos como uma prática holística de gerenciamento organizacional, com compreensão e envolvimento desde o nível estratégico, setores de sistemas de informação, até o nível operacional, configurando um o envolvimento de todos os atores por bons resultados.

O Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina de Trabalho realizado no CAED UFMG teve por foco a extens√£o das atividades vinculadas √† gest√£o das rotinas de trabalho e que, de algum modo, poderiam contribuir com diferentes a√ß√Ķes estruturadas para o desenvolvimento dos projetos.

 

3.1 Gerenciamento de Processo de Negócio Рaspectos metodológicos e ferramentais

 

O Gerenciamento de Processo de Neg√≥cio ou Business Process Management (BPM), representa uma metodologia composta de m√ļltiplas fun√ß√Ķes habilitadoras. Essas fun√ß√Ķes tecnol√≥gicas abordam o fluxo de trabalho nas organiza√ß√Ķes do in√≠cio ao fim, incluindo tamb√©m fluxos interfuncional e interdepartamental (SANTOS, 2012, p. 20; SILVA, 2017, p. 99).

Numa abordagem multidisciplinar, o BPM envolve diversas √°reas do conhecimento. A metodologia √© trabalhada numa perspectiva de a√ß√£o de fora para dentro, “outside-in”, compreendendo as necessidades e expectativas demandadas pelo cliente (BERNARDO JUNIOR, 2019, p. 19).

Por esta metodologia a organiza√ß√£o consegue visualizar sobre “o que”, “onde”, “quando”, “porque” e “como” as atividades s√£o desenvolvidas e quem √© o respons√°vel por ela.

 

3.2 Mapeamento e Modelagem de processos

 

Ao mapear um processo, deseja-se descrever um conjunto de atividades, identific√°-las como parte de um procedimento, representando um fluxograma simples e compreens√≠vel que proporcione discuss√Ķes e reflex√Ķes para melhorias dos trabalhos para gerar o produto na organiza√ß√£o.

Entrevistas e workshops possibilitam uma interatividade, rica em informa√ß√Ķes da situa√ß√£o atual. O conhecimento pr√°tico e informa√ß√Ķes relevantes constituintes dos processos realizados auxiliam na elabora√ß√£o din√Ęmica dos fluxos operacionais(DUMAS. 2013, p. 162).

Os processos se baseiam em procedimentos, regulamentos, legisla√ß√Ķes e normas. Desde o inicio do mapeamento √© poss√≠vel identificar pontos de melhoria do processo, e at√© discutir com o seu executor novas id√©ias estruturais (FERNANDES, 2017, p.49).

A decis√£o do n√≠vel estrat√©gico da organiza√ß√£o pela gest√£o de processos impacta positivamente na melhoria da rotina de trabalho, por meio da excel√™ncia operacional, proporcionando condi√ß√Ķes de monitoramento e minimizando custo e tempo.

 

4. Metodologia

 

A metodologia utilizada foi embasada no método de gerenciamento com foco na melhoria dos resultados[1] РPDCA .

Em reuni√Ķes com o n√≠vel estrat√©gico foi definido o escopo da execu√ß√£o do Projeto, planejamento das etapas do trabalho e prioriza√ß√£o de processos a serem mapeados. Tamb√©m se realizou reuni√Ķes com o n√≠vel estrat√©gico e n√≠vel operacional para a consolida√ß√£o das entrevistas, mapeamento, valida√ß√£o e apresenta√ß√£o dos processos[2].

Uma an√°lise das macro-atividades realizadas em cada processo comp√īs o DEIP – Diagrama de Escopo e Interface do Processo, o qual √© estruturado para identificar as interfaces, tais como, entradas e sa√≠das do sistema, recursos dispon√≠veis e as regras aplic√°veis.

J√° de forma mais detalhada os trabalhos foram estruturados em fluxogramas, via metodologia BMPN[3], enumerando detalhadamente os setores e as atividades que s√£o desempenhadas no processo.

O planejamento previu três etapas a serem desenvolvidas num período de 24 meses:

1.     O mapeamento da situa√ß√£o existente, com poss√≠veis interven√ß√Ķes de melhorias imediatas.

2.     A defini√ß√£o de indicadores para o acompanhamento do modelo de fluxo das atividades com foco nos resultados esperados.

3.     Otimiza√ß√£o dos processos e constru√ß√£o de um sistema de acompanhamento das a√ß√Ķes executadas pelos gestores dos processos.

O softwareBizagi Modeler” foi utilizado para a modelagem Business Process Model and Notation (BPMN) e possibilitou a estrutura√ß√£o de fluxogramas de trabalho dos processos executados no CAED UFMG.

 

5. Apresenta√ß√£o dos Resultados e Considera√ß√Ķes Finais

Por meio de entrevistas com os executores dos processos, foi realizado o mapeamento favorecendo a discuss√£o e reflex√£o das atividades desenvolvidas.

Fica evidenciada a complexidade de execução, praticadas quanto à forma, o tempo, a qualidade, o custo, o registro e a interatividade com toda a instituição e outros atores pertinentes. Desta forma uma gestão que aborde e se baseie em processos gera subsídios para implementação de melhorias administrativas, técnicas e/ou tecnológicas, criativas, pedagógicas e artísticas fundamentadas em suprir as demandas por competências.

O Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina de Trabalho, efetivado na gestão de 2014/2018, teve finalidade de dar continuidade às iniciativas já executadas no desenvolvimento dessa gestão. Estruturar os processos executados na instituição e gerar dados para o melhor acompanhamento dos projetos e processos em curso, contribuiu para a gestão de qualidade dos produtos oferecidos.

A organização dos processos, de forma estruturada, corroborou para o desenvolvimento das atividades e impactaram de forma positiva na integração e reconhecimento dos seus autores, ou seja, educadores, professores, servidores, funcionários e colaboradores.

As melhorias propostas foram construídas em conjunto com os gestores de processos e técnicos que participaram das atividades dos diversos subsistemas do CAED UFMG.

Os resultados do projeto foram 13 DEIP e seus respectivos processos mapeados, apresentados e validados, a saber: Administra√ß√£o de Compras; Administra√ß√£o Contabilidade e Finan√ßas; Administra√ß√£o de Patrim√īnio; Administra√ß√£o de Pessoal; Administra√ß√£o de Viagens; Assessoria Pedag√≥gica; DIR Produ√ß√£o de Material Did√°tico; Suporte Tecnologia da Informa√ß√£o; Suporte Tecnologias da Informa√ß√£o e Comunica√ß√£o; Comunica√ß√£o; Secretaria; Setor de Revis√£o Editorial; Produ√ß√£o de Cursos e Disciplinas UFMG UAB[4] CAPES[5].

A Figura 1 mostra um exemplo de DEIP para o Processo Controle de Bens do CAED UFMG. Observa-se a entrada com “Solicita√ß√£o de Tombamento”; regulamenta√ß√£o com “Instru√ß√£o Normativa 205/88”, “Decreto 99.658/90” entre outros que contemplam as normas a serem seguidas; o suporte como “Sistema de Gera√ß√£o do n¬ļ de Plaquetas de Patrim√īnio” entre outros que apoiam todas as atividades; e por fim “Bem Patrimoniado & Relat√≥rios de Bens” como produtos entregues.

Algumas atividades mais complexas foram padronizadas por meio de Procedimentos de Opera√ß√£o Padr√£o (POP), servido como guia instrutivo do planejamento do trabalho a ser executado, al√©m de material para refer√™ncia das informa√ß√Ķes operacionais. √Č apresentado como exemplo as p√°ginas 3 e 4 do POP SICPAT CAED UFMG – Sistema de Controle Patrimonial com detalhes dos procedimentos a serem seguidos para conclus√£o do Processo Controle de Bens do CAED UFMG.


Figura 1: DEIP para o Processo Controle de Bens do CAED UFMG.


Fonte: Pr√≥prio autor do “Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina de Trabalho CAED UFMG”

A figura 2 apresenta um exemplo de detalhe de Fluxograma BPMN do Processo de Produção de Cursos e Disciplinas UFMG UAB CAPES, produzido com auxílio do software Bizagi Modeller.

 

Figura2: Detalhe do Fluxograma BPMN do Processo de Produ√ß√£o de Cursos e Disciplinas UFMG UAB CAPES. 


Fonte: Pr√≥prio autor do “Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina de Trabalho CAED UFMG”


Figura 3: POP realizado após padronização da atividade SICPAT РProcesso de Controle dos Bens CAED UFMG (2 de 3).


Fonte: Pr√≥prio autor do “Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina de Trabalho CAED UFMG”


A entrega envolveu um conjunto de documentos composto de Diagramas de Escopo Interface dos Processos (DEIP), Fluxogramas, POPs e An√°lises dos respectivos processos.

Durante a realiza√ß√£o do mapeamento dos processos existentes no CAED UFMG, foram observados retrabalhos, execu√ß√£o de atividades sem defini√ß√£o de responsabilidade, descumprimento de prazos, lentid√£o causada por agentes externos ao CAED UFMG, “handoffs[6] desnecess√°rios podendo impactar negativamente nos objetivos da institui√ß√£o, na qualidade e no tempo necess√°rio para finaliza√ß√£o dos produtos, al√©m de custos desnecess√°rios.

O trabalho realizado proporcionou uma visão sistêmica dos processos identificando as anomalias a serem tratadas na etapa de redesenho, portanto conclui-se que o mapeamento da situação existente no período de realização do projeto foi o primeiro passo para a busca de melhoria dos processos.

No entanto, √© necess√°rio que todas as etapas da gest√£o de processos sejam implementadas, ou seja: redesenho de processos; defini√ß√£o de indicadores; implanta√ß√£o de melhorias; monitoramento seguido de padroniza√ß√£o e efetiva√ß√£o da rotina do dia a dia com a percep√ß√£o din√Ęmica da produtividade eficiente, sujeita a modelagem.

Alguns processos que não apresentaram anomalias foram validados pelos respectivos responsáveis, sendo padronizados e definidos como aptos à automatização.

Conclui-se ainda que o trabalho de mapeamento desses processos já apontou vários benefícios ao CAED como: o registro passo a passo das atividades por meio dos diagramas de componentes e fluxogramas, a identificação de gargalos, a identificação e envolvimento de vários atores internos e externos, entre outros.

Os resultados alcançados, ainda que parciais, validam a iniciativa de aplicação de uma metodologia numa arquitetura inovadora para o desenvolvimento de um ambiente para EaD que utiliza técnicas de Gestão de Processos e de Simulação de Sistemas, para auxiliar o professor nos procedimentos de elaboração, execução e monitoramento do processo de ensino aprendizagem visando a disponibilização de material educacional na Internet.

 

6. REFERÊNCIAS

 

ABPMN. BPM. CBOK: Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio Corpo Comum de Conhecimento. s.l, ABPMN, 2013. Disponível em: https://jkolb.com.br/wp-content/uploads/2015/12/ABPMP_CBOK_Guide__Portuguese.pdf Acesso em: 08 fev. 2019.

 

ALTER, Steven. Work system theory: overview of core concepts, extensions, and challenges for the future. Journal of the Association for Information Systems, p. 72, 2013.

 

BERNARDO JUNIOR, Ronaldo. Pr√°ticas para o BPM √Āgil. 2019. Tese de Doutorado. Universidade de S√£o Paulo.

 

BRASIL. MEC. CAPES. 20202a. Disponível em: https://www.capes.gov.br/#. Acesso em 2 de março de 2020.

 

BRASIL. MEC. Polo. 2020b. Disponível em: http://portal.mec.gov.br/escola-de-gestores-da-educacao-basica/355-perguntas-frequentes-911936531/educacao-a-distancia-1651636927/12824-o-que-e-um-polo-de-educacao-a-distancia. Acesso em 2 de março de 2020.

 

BRASIL. MEC. UAB. 2020c. Disponível em: https://www.capes.gov.br/uab/o-que-e-uab. Acesso em 2 de março de 2020.

 

CAMPOS, Domingos Fernandes. Planejamento: a participação de todos é fundamental no processo. In: Planejamento empresarial: teoria prática, textos selecionados. Rio de Janeiro: 1982. p. 183-196.

 

DUMAS, Marlon et al. Fundamentals of business process management. Heidelberg: Springer, 2013.

 

FERNANDES, T√Ęnia Regina Tavares et al. Avalia√ß√£o da gest√£o de processos das coordenadorias de apoio administrativo dos centros de ensino: um estudo de caso. 2017.

 

MENDEL, Rubiana Kuchminski et al. Alinhamento de metas estratégicas, táticas e operacionais com a gestão de conhecimento: estudo de caso de uma instituição de ensino superior. 2000.

 

NIEHAVES, Bj√∂rn et al. BPM capability development–a matter of contingencies. Business Process Management Journal, 2014.

 

ROSEMANN, Michael de Bruin T; Towards a business process management maturity model. In: PROCEEDINGS OF THE 13TH EUROPEAN CONFERENCE ON INFORMATION SYSTEMS, Regensburg, May 2005

 

SANTOS, H√≠gor Ricardo Monteiro. Fatores cr√≠ticos de sucesso das iniciativas de BPM no setor p√ļblico. 2012. Disserta√ß√£o de Mestrado. Universidade Federal de Pernambuco.

 

SENA, Geicielle da Silva. Proposta de um modelo de implanta√ß√£o de um escrit√≥rio de processos em uma universidade p√ļblica. 2018. 11 f. TCC (Gradua√ß√£o) - Curso de Bacharelado em Ciencia e Tecnologia, Ufersa, Mossor√≥, 2018.

 

SILVA, Ana Catarina Lima. BPM Business Process Management: Introdução sobre BPM em uma Visão Integrada e Didática para Gestão Estratégica de Processos de Negócio. São Paulo: 2017. v. I.

 

SOUZA, Daniele Gonçalves de. Metodologia de mapeamento para gestão de processos. Dissertação de Mestrado; Pós Graduação em Engenharia de Produção da Universidade Federal do Rio Grande do Sul, 2014. 92 p.

 

TOMII, L√≠lian. Moderniza√ß√£o e facilita√ß√£o na interface do usu√°rio com o tribunal de justi√ßa do RS atrav√©s da reestrutura√ß√£o do departamento de processamento e distribui√ß√£o processual. IV Congresso CONSAD de Gest√£o P√ļblica. Bras√≠lia. DF 2011.



[1] TOMII, 2011.

[2] SOUZA, 2014.

[3] O acr√īnimo BPMN (Business Process Model and Notation) refere-se a uma nota√ß√£o que padronizada com √≠cones que servem para representar o fluxo de um processo. ABPMP (2013, p. 122)

[4] Sistema UAB – Universidade Aberta do Brasil - foi institu√≠do pelo Decreto 5.800, de 8 de junho de 2006, para "o desenvolvimento da modalidade de educa√ß√£o a dist√Ęncia, com a finalidade de expandir e interiorizar a oferta de cursos e programas de educa√ß√£o superior no Pa√≠s". (BRASIL. MEC. 2020 c)

[5] Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES), pertencente ao Ministério da Educação (MEC). (BRASIL. MEC. 2020a)

[6] Handoff é qualquer ponto em um processo onde o trabalho ou informação passa de uma função para a outra.



Recebido em 02 de agosto de 2020
Publicado em 01 de setembro de 2020


Como citar este artigo (ABNT)

PORTO, Paulo Augusto d’√āngelo. SANTOS, Silvana. Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina de Trabalho no CAED UFMG. Revista MultiAtual, v. 1, n.5., 01 de setembro de 2020. Dispon√≠vel em: https://www.multiatual.com.br/2020/08/mapeamento-dos-processos-para-melhoria.html
MAPEAMENTO DOS PROCESSOS PARA MELHORIA DA ROTINA DE TRABALHO NO CAED UFMG MAPEAMENTO DOS PROCESSOS PARA MELHORIA DA ROTINA DE TRABALHO NO CAED UFMG Reviewed by Revista MultiAtual on agosto 18, 2020 Rating: 5
Tecnologia do Blogger.