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Paulo Augusto d’Ćngelo Porto
Aluno do Curso de
EspecializaĆ§Ć£o GestĆ£o de InstituiƧƵes Federais em EducaĆ§Ć£o Superior, Faculdade
de EducaĆ§Ć£o/Universidade Federal de Minas Gerais. e-mail:
pauloportobr@gmail.com
Silvana Santos
Membro do corpo docente do
Curso de EspecializaĆ§Ć£o GestĆ£o de InstituiƧƵes Federais em EducaĆ§Ć£o Superior,
Faculdade de EducaĆ§Ć£o/Universidade Federal de Minas Gerais. Doutora em CiĆŖncia
da InformaĆ§Ć£o. Orientador. e-mail: silsanter@gmail.com
RESUMO
O aprimoramento das
atividades prestadas pelo setor pĆŗblico tem sido cada vez mais recorrente Ć s
instituiƧƵes que buscam desenvolver uma cultura organizacional de referĆŖncia e
que possam assegurar, com eficiĆŖncia, os produtos por elas proposto. O CAED UFMG
– Centro de Apoio a EducaĆ§Ć£o a DistĆ¢ncia da Universidade Federal de Minas
Gerais, seguindo uma visĆ£o sistĆŖmica para gerenciar os processos existentes em
sua organizaĆ§Ć£o, iniciou estrategicamente, em maio de 2015, o “Projeto de
Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina de Trabalho”. Este projeto
propĆ“s mapear os mĆ©todos e as atividades relacionados Ć educaĆ§Ć£o a distĆ¢ncia
como etapa inicial de uma administraĆ§Ć£o assistida por uma GestĆ£o em Processos.
Os mapeamentos propostos e realizados propiciaram um registro dos processos em
execuĆ§Ć£o e serĆ£o de fundamental importĆ¢ncia para continuidade de projetos
relacionados Ć melhoria da rotina de trabalho, padronizaƧƵes para manutenĆ§Ć£o da
qualidade, melhoria de desempenho, minimizaĆ§Ć£o de esforƧos e otimizaĆ§Ć£o de resultados,
em busca da realizaĆ§Ć£o dos objetivos educacionais desta instituiĆ§Ć£o. Foi
utilizada a metodologia BPM - Business Process Managent, ou Gerenciamento de
Processos de NegĆ³cio. O “Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da
Rotina de Trabalho” proporcionou a formalizaĆ§Ć£o detalhada das atividades
desenvolvidas no CAED para produĆ§Ć£o da EducaĆ§Ć£o a DistĆ¢ncia na UFMG. Este
trabalho consiste na apresentaĆ§Ć£o e discussĆ£o dos resultados que foram
alcanƧados a partir do desenvolvimento deste mapeamento.
Palavras-chave: Mapeamento dos Processos; BPM; EducaĆ§Ć£o a
DistĆ¢ncia; GestĆ£o em Processos.
1.
IntroduĆ§Ć£o
Este artigo propƵe discutir os resultados que foram
gerados a partir do “Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da
Rotina de Trabalho” existentes no CAED UFMG – Centro de Apoio a EducaĆ§Ć£o a
DistĆ¢ncia da Universidade Federal de Minas Gerais, no perĆodo de maio de 2015 a
fevereiro de 2017.
O projeto propƓs promover aƧƵes que assegurassem a
continuidade do desenvolvimento das atividades e dos processos realizados no
CAED UFMG, a partir da inserĆ§Ć£o de um olhar externo, no sentido de favorecer a
observaĆ§Ć£o e anĆ”lise destes.
A finalidade
inicial foi criar subsĆdios para uma visĆ£o sistĆŖmica com o intuito de
compartilhamento e interaĆ§Ć£o de toda organizaĆ§Ć£o na rotina de trabalho
desenvolvida em relaĆ§Ć£o Ć EducaĆ§Ć£o a DistĆ¢ncia produzida na UFMG,
disponibilizando, documentando e mantendo o desempenho qualitativo da
InstituiĆ§Ć£o UFMG.
Os objetivos
do projeto foram orientados Ć coleta de informaƧƵes que descrevessem os fluxos
de trabalho, as rotinas e os pontos de controle dos processos existentes em
cada setor ou Ć”rea do CAED, para entĆ£o utilizĆ”-las numa estruturaĆ§Ć£o
padronizada propositiva Ć melhoria da rotina de trabalho.
Considerando que as rotinas executadas no CAED UFMG
envolvem atividades complexas e de carƔter multi e transdisciplinar, a
abordagem baseada nos processos permite relacionar as caracterĆsticas
administrativas, tĆ©cnicas e/ou tecnolĆ³gicas, pedagĆ³gicas e artĆsticas para
orientar as decisƵes atribuĆdas Ć implementaĆ§Ć£o de melhorias.
Dentre os principais resultados
esperados na consecuĆ§Ć£o desse mapeamento destacam-se:
̶
AutomatizaĆ§Ć£o dos processos operacionais;
̶
Aumento da integralidade e grau de
relacionamento das informaƧƵes que suportam os processos;
̶
Aumento da capacidade analĆtica sobre o
capital humano, proporcionando;
̶
ReduĆ§Ć£o de retrabalho e diminuiĆ§Ć£o e/ou
eliminaĆ§Ć£o de atividades sem padronizaĆ§Ć£o e/ou sem regras;
̶
Aumento da transparĆŖncia e eficiĆŖncia na
comunicaĆ§Ć£o do CAED entre os servidores, colaboradores, comunidade
universitƔria e toda sociedade;
̶
OrganizaĆ§Ć£o de ambiente indexado e de fĆ”cil
rastreamento e arquivamento;
̶
GeraĆ§Ć£o de indicadores que orientem o
desenvolvimento do planejamento estratƩgico do CAED UFMG.
Foi utilizada a metodologia BPM - Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de
NegĆ³cio, por ser uma ferramenta hĆ”bil no para o gerenciamento de um processo e
por apresentar sistemƔtica eficaz para melhorias nas rotinas e fluxos de
trabalho. (SENA, 2018, p 2)
2. Sobre o CAED UFMG
O CAED UFMG – Centro de Apoio Ć EducaĆ§Ć£o a DistĆ¢ncia –
estĆ” localizado na Unidade Administrativa III no Campus Pampulha da
Universidade Federal de Minas Gerais – UFMG e atua no mecanismo de criaĆ§Ć£o,
produĆ§Ć£o, gerenciamento e oferecimento de cursos Ć distĆ¢ncia, nos nĆveis de
graduaĆ§Ć£o, pĆ³s-graduaĆ§Ć£o lato sensu (especializaĆ§Ć£o),
aperfeiƧoamento e atualizaĆ§Ć£o, desde 2003.
3.
O Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina de Trabalho
Para as organizaƧƵes que visam uma gestĆ£o estratĆ©gica
capaz de consolidar em seus processos vigentes, objetivos e metodologias, aptos
a diversas abordagens de inovaĆ§Ć£o tecnolĆ³gica, modelagem e automaĆ§Ć£o, se fazem
necessĆ”rio desenvolver um autoconhecimento de suas ”engrenagens”, ou seja,
investir no entendimento detalhado de seus processos ou fluxos da rotina de trabalho
(ALTER, 2013, p.78).
De acordo com Campos, (1982, p. 185), o planejamento
estratĆ©gico deve ter uma orientaĆ§Ć£o consecutiva e dinĆ¢mica, onde se percebe que
"os modelos devem ter flexibilidade suficiente para reavaliaƧƵes permanentes".
Dentre os vƔrios autores que apresentam o conceito de
Processo, a ideia primordial concentra-se no movimento de atividades que sĆ£o
realizadas para produĆ§Ć£o de serviƧos e/ou produtos.
Silva (2017, p. 32), relaciona o “Processo com o conceito
de uma sĆ©rie de atividades que, em geral, possui uma sequĆŖncia relativamente
lĆ³gica e que tem um objetivo claro a ser alcanƧado, que pode ser um produto ou
serviƧo a ser entregue” ao cliente.
Portanto, o conceito de Processo Ć© relacionado com o
movimento de aƧƵes que produzem alguma coisa, ou seja, podemos aplicar este
conceito em nossa vida pessoal ou profissional, pois tudo que inventamos ou
efetuamos pode ser analisado sob a Ć³tica de Processos.
Rosemann (2005, p.5), define a GestĆ£o em Processos como
uma prĆ”tica holĆstica de gerenciamento organizacional, com compreensĆ£o e
envolvimento desde o nĆvel estratĆ©gico, setores de sistemas de informaĆ§Ć£o, atĆ©
o nĆvel operacional, configurando um o envolvimento de todos os atores por bons
resultados.
O Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da
Rotina de Trabalho realizado no CAED UFMG teve por foco a extensĆ£o das
atividades vinculadas Ć gestĆ£o das rotinas de trabalho e que, de algum modo,
poderiam contribuir com diferentes aƧƵes estruturadas para o desenvolvimento
dos projetos.
3.1
Gerenciamento de Processo de NegĆ³cio – aspectos metodolĆ³gicos e ferramentais
O
Gerenciamento de Processo de NegĆ³cio ou Business
Process Management (BPM), representa uma metodologia composta de mĆŗltiplas
funƧƵes habilitadoras. Essas funƧƵes tecnolĆ³gicas abordam o fluxo de trabalho
nas organizaƧƵes do inĆcio ao fim, incluindo tambĆ©m fluxos interfuncional e
interdepartamental (SANTOS, 2012, p. 20; SILVA, 2017, p. 99).
Numa
abordagem multidisciplinar, o BPM envolve diversas Ɣreas do conhecimento. A metodologia
Ć© trabalhada numa perspectiva de aĆ§Ć£o de fora para dentro, “outside-in”, compreendendo as
necessidades e expectativas demandadas pelo cliente (BERNARDO JUNIOR, 2019, p.
19).
Por esta metodologia a organizaĆ§Ć£o consegue visualizar
sobre “o que”, “onde”, “quando”, “porque” e “como” as atividades sĆ£o
desenvolvidas e quem Ʃ o responsƔvel por ela.
3.2
Mapeamento e Modelagem de processos
Ao mapear um processo, deseja-se descrever um conjunto de
atividades, identificĆ”-las como parte de um procedimento, representando um
fluxograma simples e compreensĆvel que proporcione discussƵes e reflexƵes para
melhorias dos trabalhos para gerar o produto na organizaĆ§Ć£o.
Entrevistas e workshops possibilitam uma interatividade, rica
em informaƧƵes da situaĆ§Ć£o atual. O conhecimento prĆ”tico e informaƧƵes
relevantes constituintes dos processos realizados auxiliam na elaboraĆ§Ć£o
dinĆ¢mica dos fluxos operacionais(DUMAS. 2013, p. 162).
Os processos se baseiam em procedimentos, regulamentos,
legislaƧƵes e normas. Desde o inicio do mapeamento Ć© possĆvel identificar
pontos de melhoria do processo, e atƩ discutir com o seu executor novas idƩias
estruturais (FERNANDES, 2017, p.49).
A decisĆ£o do nĆvel estratĆ©gico da organizaĆ§Ć£o pela gestĆ£o
de processos impacta positivamente na melhoria da rotina de trabalho, por meio
da excelĆŖncia operacional, proporcionando condiƧƵes de monitoramento e minimizando
custo e tempo.
4. Metodologia
A metodologia utilizada foi embasada
no mĆ©todo de gerenciamento com foco na melhoria dos resultados[1] –
PDCA .
Em reuniƵes com o nĆvel estratĆ©gico foi
definido o escopo da execuĆ§Ć£o do Projeto, planejamento das etapas do trabalho e
priorizaĆ§Ć£o de processos a serem mapeados. TambĆ©m se realizou reuniƵes com o
nĆvel estratĆ©gico e nĆvel operacional para a consolidaĆ§Ć£o das entrevistas,
mapeamento, validaĆ§Ć£o e apresentaĆ§Ć£o dos processos[2].
Uma anƔlise das macro-atividades realizadas
em cada processo compĆ“s o DEIP – Diagrama de Escopo e Interface do Processo, o
qual Ć© estruturado para identificar as interfaces, tais como, entradas e saĆdas
do sistema, recursos disponĆveis e as regras aplicĆ”veis.
JĆ” de forma mais detalhada os trabalhos foram
estruturados em fluxogramas, via metodologia BMPN[3], enumerando detalhadamente
os setores e as atividades que sĆ£o desempenhadas no processo.
O planejamento previu trĆŖs etapas a serem desenvolvidas num
perĆodo de 24 meses:
1. O
mapeamento da situaĆ§Ć£o existente, com possĆveis intervenƧƵes de melhorias
imediatas.
2. A
definiĆ§Ć£o de indicadores para o acompanhamento do modelo de fluxo das
atividades com foco nos resultados esperados.
3. OtimizaĆ§Ć£o
dos processos e construĆ§Ć£o de um sistema de acompanhamento das aƧƵes executadas
pelos gestores dos processos.
O software “Bizagi Modeler” foi utilizado para a modelagem
Business Process Model and Notation
(BPMN) e possibilitou a estruturaĆ§Ć£o de fluxogramas de trabalho dos processos executados no CAED UFMG.
5.
ApresentaĆ§Ć£o dos Resultados e ConsideraƧƵes Finais
Por meio de entrevistas com os executores dos processos,
foi realizado o mapeamento favorecendo a discussĆ£o e reflexĆ£o das atividades
desenvolvidas.
Fica evidenciada a complexidade de execuĆ§Ć£o, praticadas
quanto Ć forma, o tempo, a qualidade, o custo, o registro e a interatividade
com toda a instituiĆ§Ć£o e outros atores pertinentes. Desta forma uma gestĆ£o que
aborde e se baseie em processos gera subsĆdios para implementaĆ§Ć£o de melhorias
administrativas, tĆ©cnicas e/ou tecnolĆ³gicas, criativas, pedagĆ³gicas e
artĆsticas fundamentadas em suprir as demandas por competĆŖncias.
O Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da
Rotina de Trabalho, efetivado na gestĆ£o de 2014/2018, teve finalidade de dar
continuidade Ć s iniciativas jĆ” executadas no desenvolvimento dessa gestĆ£o. Estruturar
os processos executados na instituiĆ§Ć£o e gerar dados para o melhor acompanhamento
dos projetos e processos em curso, contribuiu para a gestĆ£o de qualidade dos
produtos oferecidos.
A organizaĆ§Ć£o dos processos, de forma estruturada,
corroborou para o desenvolvimento das atividades e impactaram de forma positiva
na integraĆ§Ć£o e reconhecimento dos seus autores, ou seja, educadores, professores,
servidores, funcionƔrios e colaboradores.
As melhorias propostas foram construĆdas em conjunto com
os gestores de processos e tƩcnicos que participaram das atividades dos
diversos subsistemas do CAED UFMG.
Os resultados do projeto foram 13 DEIP e seus respectivos
processos mapeados, apresentados e validados, a saber: AdministraĆ§Ć£o de
Compras; AdministraĆ§Ć£o Contabilidade e FinanƧas; AdministraĆ§Ć£o de PatrimĆ“nio;
AdministraĆ§Ć£o de Pessoal; AdministraĆ§Ć£o de Viagens; Assessoria PedagĆ³gica; DIR
ProduĆ§Ć£o de Material DidĆ”tico; Suporte Tecnologia da InformaĆ§Ć£o; Suporte
Tecnologias da InformaĆ§Ć£o e ComunicaĆ§Ć£o; ComunicaĆ§Ć£o; Secretaria; Setor de
RevisĆ£o Editorial; ProduĆ§Ć£o de Cursos e Disciplinas UFMG UAB[4] CAPES[5].
A Figura 1 mostra um exemplo de DEIP para o Processo Controle de Bens do CAED UFMG. Observa-se a entrada com
“SolicitaĆ§Ć£o de Tombamento”; regulamentaĆ§Ć£o com “InstruĆ§Ć£o Normativa
205/88”, “Decreto 99.658/90” entre outros que contemplam as normas a serem
seguidas; o suporte como “Sistema de GeraĆ§Ć£o do nĀŗ de Plaquetas de PatrimĆ“nio”
entre outros que apoiam todas as atividades; e por fim “Bem Patrimoniado &
RelatĆ³rios de Bens” como produtos entregues.
Algumas atividades mais
complexas foram padronizadas por meio de Procedimentos de OperaĆ§Ć£o PadrĆ£o
(POP), servido como guia instrutivo do planejamento do trabalho a ser
executado, alĆ©m de material para referĆŖncia das informaƧƵes operacionais. Ć
apresentado como exemplo as pĆ”ginas 3 e 4 do POP SICPAT CAED UFMG – Sistema de
Controle Patrimonial com detalhes dos procedimentos a serem seguidos para
conclusĆ£o do Processo Controle de Bens do CAED UFMG.
Figura 1:
DEIP para o Processo Controle de Bens do CAED UFMG.
Fonte:
PrĆ³prio autor do “Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina
de Trabalho CAED UFMG”
A
figura 2 apresenta um exemplo de detalhe de
Fluxograma BPMN do Processo de ProduĆ§Ć£o de Cursos e Disciplinas UFMG UAB
CAPES, produzido com auxĆlio do software Bizagi Modeller.
Figura2: Detalhe do Fluxograma BPMN do Processo de ProduĆ§Ć£o de Cursos e Disciplinas UFMG UAB CAPES.
Fonte:
PrĆ³prio autor do “Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina
de Trabalho CAED UFMG”
Figura 3: POP realizado apĆ³s padronizaĆ§Ć£o da
atividade SICPAT – Processo de Controle dos Bens CAED UFMG (2 de 3).
Fonte:
PrĆ³prio autor do “Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina
de Trabalho CAED UFMG”
A entrega envolveu um
conjunto de documentos composto de Diagramas de Escopo Interface dos Processos
(DEIP), Fluxogramas, POPs e AnƔlises dos respectivos processos.
Durante a realizaĆ§Ć£o do
mapeamento dos processos existentes no CAED UFMG, foram observados retrabalhos,
execuĆ§Ć£o de atividades sem definiĆ§Ć£o de responsabilidade, descumprimento de
prazos, lentidĆ£o causada por agentes externos ao CAED UFMG, “handoffs”[6]
desnecessĆ”rios podendo impactar negativamente nos objetivos da instituiĆ§Ć£o, na
qualidade e no tempo necessĆ”rio para finalizaĆ§Ć£o dos produtos, alĆ©m de custos
desnecessƔrios.
O trabalho realizado
proporcionou uma visĆ£o sistĆŖmica dos processos identificando as anomalias a
serem tratadas na etapa de redesenho, portanto conclui-se que o mapeamento da
situaĆ§Ć£o existente no perĆodo de realizaĆ§Ć£o do projeto foi o primeiro passo
para a busca de melhoria dos processos.
No entanto, Ʃ necessƔrio
que todas as etapas da gestĆ£o de processos sejam implementadas, ou seja: redesenho
de processos; definiĆ§Ć£o de indicadores; implantaĆ§Ć£o de melhorias; monitoramento
seguido de padronizaĆ§Ć£o e efetivaĆ§Ć£o da rotina do dia a dia com a percepĆ§Ć£o
dinĆ¢mica da produtividade eficiente, sujeita a modelagem.
Alguns processos que nĆ£o
apresentaram anomalias foram validados pelos respectivos responsƔveis, sendo
padronizados e definidos como aptos Ć automatizaĆ§Ć£o.
Conclui-se ainda que o
trabalho de mapeamento desses processos jĆ” apontou vĆ”rios benefĆcios ao CAED como:
o registro passo a passo das atividades por meio dos diagramas de componentes e
fluxogramas, a identificaĆ§Ć£o de gargalos, a identificaĆ§Ć£o e envolvimento de
vƔrios atores internos e externos, entre outros.
Os resultados alcanƧados,
ainda que parciais, validam a iniciativa de aplicaĆ§Ć£o de uma metodologia numa
arquitetura inovadora para o desenvolvimento de um ambiente para EaD que
utiliza tĆ©cnicas de GestĆ£o de Processos e de SimulaĆ§Ć£o de Sistemas, para
auxiliar o professor nos procedimentos de elaboraĆ§Ć£o, execuĆ§Ć£o e monitoramento
do processo de ensino aprendizagem visando a disponibilizaĆ§Ć£o de material
educacional na Internet.
6. REFERĆNCIAS
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CONSAD de GestĆ£o PĆŗblica. BrasĆlia. DF 2011.
[1] TOMII,
2011.
[2] SOUZA, 2014.
[3]
O acrĆ“nimo BPMN (Business Process Model and Notation) refere-se a uma notaĆ§Ć£o
que padronizada com Ćcones que servem para representar o fluxo de um processo.
ABPMP (2013, p. 122)
[4] Sistema UAB –
Universidade Aberta do Brasil - foi instituĆdo pelo Decreto 5.800, de 8 de
junho de 2006, para "o desenvolvimento da modalidade de educaĆ§Ć£o a
distĆ¢ncia, com a finalidade de expandir e interiorizar a oferta de cursos e
programas de educaĆ§Ć£o superior no PaĆs". (BRASIL. MEC. 2020 c)
[5] CoordenaĆ§Ć£o de
AperfeiƧoamento de Pessoal de NĆvel Superior (CAPES), pertencente ao MinistĆ©rio
da EducaĆ§Ć£o (MEC). (BRASIL. MEC. 2020a)
[6] Handoff
Ć© qualquer ponto em um processo onde o trabalho ou informaĆ§Ć£o passa de uma
funĆ§Ć£o para a outra.
