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Paulo Augusto d’Ƃngelo Porto

Aluno do Curso de EspecializaĆ§Ć£o GestĆ£o de InstituiƧƵes Federais em EducaĆ§Ć£o Superior, Faculdade de EducaĆ§Ć£o/Universidade Federal de Minas Gerais. e-mail: pauloportobr@gmail.com

 

Silvana Santos

Membro do corpo docente do Curso de EspecializaĆ§Ć£o GestĆ£o de InstituiƧƵes Federais em EducaĆ§Ć£o Superior, Faculdade de EducaĆ§Ć£o/Universidade Federal de Minas Gerais. Doutora em CiĆŖncia da InformaĆ§Ć£o. Orientador. e-mail: silsanter@gmail.com

 

 

RESUMO

 

O aprimoramento das atividades prestadas pelo setor pĆŗblico tem sido cada vez mais recorrente Ć s instituiƧƵes que buscam desenvolver uma cultura organizacional de referĆŖncia e que possam assegurar, com eficiĆŖncia, os produtos por elas proposto. O CAED UFMG – Centro de Apoio a EducaĆ§Ć£o a DistĆ¢ncia da Universidade Federal de Minas Gerais, seguindo uma visĆ£o sistĆŖmica para gerenciar os processos existentes em sua organizaĆ§Ć£o, iniciou estrategicamente, em maio de 2015, o “Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina de Trabalho”. Este projeto propĆ“s mapear os mĆ©todos e as atividades relacionados Ć  educaĆ§Ć£o a distĆ¢ncia como etapa inicial de uma administraĆ§Ć£o assistida por uma GestĆ£o em Processos. Os mapeamentos propostos e realizados propiciaram um registro dos processos em execuĆ§Ć£o e serĆ£o de fundamental importĆ¢ncia para continuidade de projetos relacionados Ć  melhoria da rotina de trabalho, padronizaƧƵes para manutenĆ§Ć£o da qualidade, melhoria de desempenho, minimizaĆ§Ć£o de esforƧos e otimizaĆ§Ć£o de resultados, em busca da realizaĆ§Ć£o dos objetivos educacionais desta instituiĆ§Ć£o. Foi utilizada a metodologia BPM - Business Process Managent, ou Gerenciamento de Processos de NegĆ³cio. O “Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina de Trabalho” proporcionou a formalizaĆ§Ć£o detalhada das atividades desenvolvidas no CAED para produĆ§Ć£o da EducaĆ§Ć£o a DistĆ¢ncia na UFMG. Este trabalho consiste na apresentaĆ§Ć£o e discussĆ£o dos resultados que foram alcanƧados a partir do desenvolvimento deste mapeamento.

 

Palavras-chave: Mapeamento dos Processos; BPM; EducaĆ§Ć£o a DistĆ¢ncia; GestĆ£o em Processos.

 


1. IntroduĆ§Ć£o

Este artigo propƵe discutir os resultados que foram gerados a partir do “Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina de Trabalho” existentes no CAED UFMG – Centro de Apoio a EducaĆ§Ć£o a DistĆ¢ncia da Universidade Federal de Minas Gerais, no perĆ­odo de maio de 2015 a fevereiro de 2017.

O projeto propĆ“s promover aƧƵes que assegurassem a continuidade do desenvolvimento das atividades e dos processos realizados no CAED UFMG, a partir da inserĆ§Ć£o de um olhar externo, no sentido de favorecer a observaĆ§Ć£o e anĆ”lise destes.

A finalidade inicial foi criar subsĆ­dios para uma visĆ£o sistĆŖmica com o intuito de compartilhamento e interaĆ§Ć£o de toda organizaĆ§Ć£o na rotina de trabalho desenvolvida em relaĆ§Ć£o Ć  EducaĆ§Ć£o a DistĆ¢ncia produzida na UFMG, disponibilizando, documentando e mantendo o desempenho qualitativo da InstituiĆ§Ć£o UFMG.

Os objetivos do projeto foram orientados Ć  coleta de informaƧƵes que descrevessem os fluxos de trabalho, as rotinas e os pontos de controle dos processos existentes em cada setor ou Ć”rea do CAED, para entĆ£o utilizĆ”-las numa estruturaĆ§Ć£o padronizada propositiva Ć  melhoria da rotina de trabalho.

Considerando que as rotinas executadas no CAED UFMG envolvem atividades complexas e de carĆ”ter multi e transdisciplinar, a abordagem baseada nos processos permite relacionar as caracterĆ­sticas administrativas, tĆ©cnicas e/ou tecnolĆ³gicas, pedagĆ³gicas e artĆ­sticas para orientar as decisƵes atribuĆ­das Ć  implementaĆ§Ć£o de melhorias.

Dentre os principais resultados esperados na consecuĆ§Ć£o desse mapeamento destacam-se:

̶            AutomatizaĆ§Ć£o dos processos operacionais;

̶            Aumento da integralidade e grau de relacionamento das informaƧƵes que suportam os processos;

̶            Aumento da capacidade analĆ­tica sobre o capital humano, proporcionando;

̶            ReduĆ§Ć£o de retrabalho e diminuiĆ§Ć£o e/ou eliminaĆ§Ć£o de atividades sem padronizaĆ§Ć£o e/ou sem regras;

̶            Aumento da transparĆŖncia e eficiĆŖncia na comunicaĆ§Ć£o do CAED entre os servidores, colaboradores, comunidade universitĆ”ria e toda sociedade;

̶            OrganizaĆ§Ć£o de ambiente indexado e de fĆ”cil rastreamento e arquivamento;

̶            GeraĆ§Ć£o de indicadores que orientem o desenvolvimento do planejamento estratĆ©gico do CAED UFMG.

Foi utilizada a metodologia BPM - Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de NegĆ³cio, por ser uma ferramenta hĆ”bil no para o gerenciamento de um processo e por apresentar sistemĆ”tica eficaz para melhorias nas rotinas e fluxos de trabalho. (SENA, 2018, p 2)

 

2. Sobre o CAED UFMG

 

O CAED UFMG – Centro de Apoio Ć  EducaĆ§Ć£o a DistĆ¢ncia – estĆ” localizado na Unidade Administrativa III no Campus Pampulha da Universidade Federal de Minas Gerais – UFMG e atua no mecanismo de criaĆ§Ć£o, produĆ§Ć£o, gerenciamento e oferecimento de cursos Ć  distĆ¢ncia, nos nĆ­veis de graduaĆ§Ć£o, pĆ³s-graduaĆ§Ć£o lato sensu (especializaĆ§Ć£o), aperfeiƧoamento e atualizaĆ§Ć£o, desde 2003.

 

3. O Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina de Trabalho

 

Para as organizaƧƵes que visam uma gestĆ£o estratĆ©gica capaz de consolidar em seus processos vigentes, objetivos e metodologias, aptos a diversas abordagens de inovaĆ§Ć£o tecnolĆ³gica, modelagem e automaĆ§Ć£o, se fazem necessĆ”rio desenvolver um autoconhecimento de suas ”engrenagens”, ou seja, investir no entendimento detalhado de seus processos ou fluxos da rotina de trabalho (ALTER, 2013, p.78).

De acordo com Campos, (1982, p. 185), o planejamento estratĆ©gico deve ter uma orientaĆ§Ć£o consecutiva e dinĆ¢mica, onde se percebe que "os modelos devem ter flexibilidade suficiente para reavaliaƧƵes permanentes".

Dentre os vĆ”rios autores que apresentam o conceito de Processo, a ideia primordial concentra-se no movimento de atividades que sĆ£o realizadas para produĆ§Ć£o de serviƧos e/ou produtos.

Silva (2017, p. 32), relaciona o “Processo com o conceito de uma sĆ©rie de atividades que, em geral, possui uma sequĆŖncia relativamente lĆ³gica e que tem um objetivo claro a ser alcanƧado, que pode ser um produto ou serviƧo a ser entregue” ao cliente.

Portanto, o conceito de Processo Ć© relacionado com o movimento de aƧƵes que produzem alguma coisa, ou seja, podemos aplicar este conceito em nossa vida pessoal ou profissional, pois tudo que inventamos ou efetuamos pode ser analisado sob a Ć³tica de Processos.

Rosemann (2005, p.5), define a GestĆ£o em Processos como uma prĆ”tica holĆ­stica de gerenciamento organizacional, com compreensĆ£o e envolvimento desde o nĆ­vel estratĆ©gico, setores de sistemas de informaĆ§Ć£o, atĆ© o nĆ­vel operacional, configurando um o envolvimento de todos os atores por bons resultados.

O Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina de Trabalho realizado no CAED UFMG teve por foco a extensĆ£o das atividades vinculadas Ć  gestĆ£o das rotinas de trabalho e que, de algum modo, poderiam contribuir com diferentes aƧƵes estruturadas para o desenvolvimento dos projetos.

 

3.1 Gerenciamento de Processo de NegĆ³cio – aspectos metodolĆ³gicos e ferramentais

 

O Gerenciamento de Processo de NegĆ³cio ou Business Process Management (BPM), representa uma metodologia composta de mĆŗltiplas funƧƵes habilitadoras. Essas funƧƵes tecnolĆ³gicas abordam o fluxo de trabalho nas organizaƧƵes do inĆ­cio ao fim, incluindo tambĆ©m fluxos interfuncional e interdepartamental (SANTOS, 2012, p. 20; SILVA, 2017, p. 99).

Numa abordagem multidisciplinar, o BPM envolve diversas Ć”reas do conhecimento. A metodologia Ć© trabalhada numa perspectiva de aĆ§Ć£o de fora para dentro, “outside-in”, compreendendo as necessidades e expectativas demandadas pelo cliente (BERNARDO JUNIOR, 2019, p. 19).

Por esta metodologia a organizaĆ§Ć£o consegue visualizar sobre “o que”, “onde”, “quando”, “porque” e “como” as atividades sĆ£o desenvolvidas e quem Ć© o responsĆ”vel por ela.

 

3.2 Mapeamento e Modelagem de processos

 

Ao mapear um processo, deseja-se descrever um conjunto de atividades, identificĆ”-las como parte de um procedimento, representando um fluxograma simples e compreensĆ­vel que proporcione discussƵes e reflexƵes para melhorias dos trabalhos para gerar o produto na organizaĆ§Ć£o.

Entrevistas e workshops possibilitam uma interatividade, rica em informaƧƵes da situaĆ§Ć£o atual. O conhecimento prĆ”tico e informaƧƵes relevantes constituintes dos processos realizados auxiliam na elaboraĆ§Ć£o dinĆ¢mica dos fluxos operacionais(DUMAS. 2013, p. 162).

Os processos se baseiam em procedimentos, regulamentos, legislaƧƵes e normas. Desde o inicio do mapeamento Ʃ possƭvel identificar pontos de melhoria do processo, e atƩ discutir com o seu executor novas idƩias estruturais (FERNANDES, 2017, p.49).

A decisĆ£o do nĆ­vel estratĆ©gico da organizaĆ§Ć£o pela gestĆ£o de processos impacta positivamente na melhoria da rotina de trabalho, por meio da excelĆŖncia operacional, proporcionando condiƧƵes de monitoramento e minimizando custo e tempo.

 

4. Metodologia

 

A metodologia utilizada foi embasada no mĆ©todo de gerenciamento com foco na melhoria dos resultados[1] – PDCA .

Em reuniƵes com o nĆ­vel estratĆ©gico foi definido o escopo da execuĆ§Ć£o do Projeto, planejamento das etapas do trabalho e priorizaĆ§Ć£o de processos a serem mapeados. TambĆ©m se realizou reuniƵes com o nĆ­vel estratĆ©gico e nĆ­vel operacional para a consolidaĆ§Ć£o das entrevistas, mapeamento, validaĆ§Ć£o e apresentaĆ§Ć£o dos processos[2].

Uma anĆ”lise das macro-atividades realizadas em cada processo compĆ“s o DEIP – Diagrama de Escopo e Interface do Processo, o qual Ć© estruturado para identificar as interfaces, tais como, entradas e saĆ­das do sistema, recursos disponĆ­veis e as regras aplicĆ”veis.

JĆ” de forma mais detalhada os trabalhos foram estruturados em fluxogramas, via metodologia BMPN[3], enumerando detalhadamente os setores e as atividades que sĆ£o desempenhadas no processo.

O planejamento previu trĆŖs etapas a serem desenvolvidas num perĆ­odo de 24 meses:

1.     O mapeamento da situaĆ§Ć£o existente, com possĆ­veis intervenƧƵes de melhorias imediatas.

2.     A definiĆ§Ć£o de indicadores para o acompanhamento do modelo de fluxo das atividades com foco nos resultados esperados.

3.     OtimizaĆ§Ć£o dos processos e construĆ§Ć£o de um sistema de acompanhamento das aƧƵes executadas pelos gestores dos processos.

O softwareBizagi Modeler” foi utilizado para a modelagem Business Process Model and Notation (BPMN) e possibilitou a estruturaĆ§Ć£o de fluxogramas de trabalho dos processos executados no CAED UFMG.

 

5. ApresentaĆ§Ć£o dos Resultados e ConsideraƧƵes Finais

Por meio de entrevistas com os executores dos processos, foi realizado o mapeamento favorecendo a discussĆ£o e reflexĆ£o das atividades desenvolvidas.

Fica evidenciada a complexidade de execuĆ§Ć£o, praticadas quanto Ć  forma, o tempo, a qualidade, o custo, o registro e a interatividade com toda a instituiĆ§Ć£o e outros atores pertinentes. Desta forma uma gestĆ£o que aborde e se baseie em processos gera subsĆ­dios para implementaĆ§Ć£o de melhorias administrativas, tĆ©cnicas e/ou tecnolĆ³gicas, criativas, pedagĆ³gicas e artĆ­sticas fundamentadas em suprir as demandas por competĆŖncias.

O Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina de Trabalho, efetivado na gestĆ£o de 2014/2018, teve finalidade de dar continuidade Ć s iniciativas jĆ” executadas no desenvolvimento dessa gestĆ£o. Estruturar os processos executados na instituiĆ§Ć£o e gerar dados para o melhor acompanhamento dos projetos e processos em curso, contribuiu para a gestĆ£o de qualidade dos produtos oferecidos.

A organizaĆ§Ć£o dos processos, de forma estruturada, corroborou para o desenvolvimento das atividades e impactaram de forma positiva na integraĆ§Ć£o e reconhecimento dos seus autores, ou seja, educadores, professores, servidores, funcionĆ”rios e colaboradores.

As melhorias propostas foram construƭdas em conjunto com os gestores de processos e tƩcnicos que participaram das atividades dos diversos subsistemas do CAED UFMG.

Os resultados do projeto foram 13 DEIP e seus respectivos processos mapeados, apresentados e validados, a saber: AdministraĆ§Ć£o de Compras; AdministraĆ§Ć£o Contabilidade e FinanƧas; AdministraĆ§Ć£o de PatrimĆ“nio; AdministraĆ§Ć£o de Pessoal; AdministraĆ§Ć£o de Viagens; Assessoria PedagĆ³gica; DIR ProduĆ§Ć£o de Material DidĆ”tico; Suporte Tecnologia da InformaĆ§Ć£o; Suporte Tecnologias da InformaĆ§Ć£o e ComunicaĆ§Ć£o; ComunicaĆ§Ć£o; Secretaria; Setor de RevisĆ£o Editorial; ProduĆ§Ć£o de Cursos e Disciplinas UFMG UAB[4] CAPES[5].

A Figura 1 mostra um exemplo de DEIP para o Processo Controle de Bens do CAED UFMG. Observa-se a entrada com “SolicitaĆ§Ć£o de Tombamento”; regulamentaĆ§Ć£o com “InstruĆ§Ć£o Normativa 205/88”, “Decreto 99.658/90” entre outros que contemplam as normas a serem seguidas; o suporte como “Sistema de GeraĆ§Ć£o do nĀŗ de Plaquetas de PatrimĆ“nio” entre outros que apoiam todas as atividades; e por fim “Bem Patrimoniado & RelatĆ³rios de Bens” como produtos entregues.

Algumas atividades mais complexas foram padronizadas por meio de Procedimentos de OperaĆ§Ć£o PadrĆ£o (POP), servido como guia instrutivo do planejamento do trabalho a ser executado, alĆ©m de material para referĆŖncia das informaƧƵes operacionais. Ɖ apresentado como exemplo as pĆ”ginas 3 e 4 do POP SICPAT CAED UFMG – Sistema de Controle Patrimonial com detalhes dos procedimentos a serem seguidos para conclusĆ£o do Processo Controle de Bens do CAED UFMG.


Figura 1: DEIP para o Processo Controle de Bens do CAED UFMG.


Fonte: PrĆ³prio autor do “Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina de Trabalho CAED UFMG”

A figura 2 apresenta um exemplo de detalhe de Fluxograma BPMN do Processo de ProduĆ§Ć£o de Cursos e Disciplinas UFMG UAB CAPES, produzido com auxĆ­lio do software Bizagi Modeller.

 

Figura2: Detalhe do Fluxograma BPMN do Processo de ProduĆ§Ć£o de Cursos e Disciplinas UFMG UAB CAPES. 


Fonte: PrĆ³prio autor do “Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina de Trabalho CAED UFMG”


Figura 3: POP realizado apĆ³s padronizaĆ§Ć£o da atividade SICPAT – Processo de Controle dos Bens CAED UFMG (2 de 3).


Fonte: PrĆ³prio autor do “Projeto de Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina de Trabalho CAED UFMG”


A entrega envolveu um conjunto de documentos composto de Diagramas de Escopo Interface dos Processos (DEIP), Fluxogramas, POPs e AnƔlises dos respectivos processos.

Durante a realizaĆ§Ć£o do mapeamento dos processos existentes no CAED UFMG, foram observados retrabalhos, execuĆ§Ć£o de atividades sem definiĆ§Ć£o de responsabilidade, descumprimento de prazos, lentidĆ£o causada por agentes externos ao CAED UFMG, “handoffs[6] desnecessĆ”rios podendo impactar negativamente nos objetivos da instituiĆ§Ć£o, na qualidade e no tempo necessĆ”rio para finalizaĆ§Ć£o dos produtos, alĆ©m de custos desnecessĆ”rios.

O trabalho realizado proporcionou uma visĆ£o sistĆŖmica dos processos identificando as anomalias a serem tratadas na etapa de redesenho, portanto conclui-se que o mapeamento da situaĆ§Ć£o existente no perĆ­odo de realizaĆ§Ć£o do projeto foi o primeiro passo para a busca de melhoria dos processos.

No entanto, Ć© necessĆ”rio que todas as etapas da gestĆ£o de processos sejam implementadas, ou seja: redesenho de processos; definiĆ§Ć£o de indicadores; implantaĆ§Ć£o de melhorias; monitoramento seguido de padronizaĆ§Ć£o e efetivaĆ§Ć£o da rotina do dia a dia com a percepĆ§Ć£o dinĆ¢mica da produtividade eficiente, sujeita a modelagem.

Alguns processos que nĆ£o apresentaram anomalias foram validados pelos respectivos responsĆ”veis, sendo padronizados e definidos como aptos Ć  automatizaĆ§Ć£o.

Conclui-se ainda que o trabalho de mapeamento desses processos jĆ” apontou vĆ”rios benefĆ­cios ao CAED como: o registro passo a passo das atividades por meio dos diagramas de componentes e fluxogramas, a identificaĆ§Ć£o de gargalos, a identificaĆ§Ć£o e envolvimento de vĆ”rios atores internos e externos, entre outros.

Os resultados alcanƧados, ainda que parciais, validam a iniciativa de aplicaĆ§Ć£o de uma metodologia numa arquitetura inovadora para o desenvolvimento de um ambiente para EaD que utiliza tĆ©cnicas de GestĆ£o de Processos e de SimulaĆ§Ć£o de Sistemas, para auxiliar o professor nos procedimentos de elaboraĆ§Ć£o, execuĆ§Ć£o e monitoramento do processo de ensino aprendizagem visando a disponibilizaĆ§Ć£o de material educacional na Internet.

 

6. REFERƊNCIAS

 

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[1] TOMII, 2011.

[2] SOUZA, 2014.

[3] O acrĆ“nimo BPMN (Business Process Model and Notation) refere-se a uma notaĆ§Ć£o que padronizada com Ć­cones que servem para representar o fluxo de um processo. ABPMP (2013, p. 122)

[4] Sistema UAB – Universidade Aberta do Brasil - foi instituĆ­do pelo Decreto 5.800, de 8 de junho de 2006, para "o desenvolvimento da modalidade de educaĆ§Ć£o a distĆ¢ncia, com a finalidade de expandir e interiorizar a oferta de cursos e programas de educaĆ§Ć£o superior no PaĆ­s". (BRASIL. MEC. 2020 c)

[5] CoordenaĆ§Ć£o de AperfeiƧoamento de Pessoal de NĆ­vel Superior (CAPES), pertencente ao MinistĆ©rio da EducaĆ§Ć£o (MEC). (BRASIL. MEC. 2020a)

[6] Handoff Ć© qualquer ponto em um processo onde o trabalho ou informaĆ§Ć£o passa de uma funĆ§Ć£o para a outra.



Recebido em 02 de agosto de 2020
Publicado em 01 de setembro de 2020


Como citar este artigo (ABNT)

PORTO, Paulo Augusto d’Ƃngelo. SANTOS, Silvana. Mapeamento dos Processos para Melhoria da Rotina de Trabalho no CAED UFMG. Revista MultiAtual, v. 1, n.5., 01 de setembro de 2020. DisponĆ­vel em: https://www.multiatual.com.br/2020/08/mapeamento-dos-processos-para-melhoria.html