Revista MultiAtual - ISSN 2675-4592

MODERNIZAÇÃO E REESTRUTURAÇÃO DO SETOR DE ATENDIMENTOS E ACOMPANHAMENTOS A EVENTOS DO CENTRO DE ATIVIDADES DIDÁTICAS 1/ COORDENADORIA DE ASSUNTOS COMUNITÁRIOS/UFMG

Irisdeis Lucia Siqueira

Pós-graduanda em Gestão de Instituição Federal de Ensino Superior – Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG). E-mail: iris.lucia3@gmail.com; irisdeis@reitoria.ufmg.br 

           

Marcelo Antonio Nero

Professor Doutor Adjunto, Departamento de Cartografia - Instituto de Geociências – Universidade Federal de  Minas Gerais (UFMG). E-mail: marcelo-nero@ufmg.br

 

 

RESUMO

O presente trabalho tem como objetivo apresentar o projeto desenvolvido na modernização da gestão e reestruturação nos acompanhamentos dos eventos institucionais da UFMG, que são agendados e atendidos pelo Núcleo de Apoio a Eventos da CAC junto da Administração do CAD1. Como um dos maiores auditórios da UFMG, o CAD1 vem desempenhando um papel de grande importância no desenvolvimento de eventos acadêmicos da UFMG. A Coordenadoria de Assuntos Comunitários gerencia vários espaços que atendem públicos não somente acadêmico, contemplando ainda público diversificado e amplo. Com o passar dos anos, considerando-se o aumento nas demandas de agendamentos, foi necessária a criação de um sistema capaz de captar e gerenciar esses eventos e seus respectivos espaços, trazendo também normas e metodologias de trabalho que vem sendo aplicadas no gerenciamento da CAC/CADs. A avaliação desse novo sistema, bem como a sua eficiência são colocados a prova nessa pesquisa.

 

Palavras-chave: Logística, gestão de eventos, eventos institucionais, gestão de pessoas.

 

 

ABSTRACT 

This paper aims to present the work developed in the modernization of management and restructuring in the follow-up of UFMG institutional events, which are scheduled and attended by the Event Support Center of CAC to the CAD1 Administration. With one of UFMG's largest auditoriums, CAD1 has been playing a major role in the development of UFMG's academic events. The Community Affairs Coordination manages various spaces that serve audiences, not just academics but a wide and diverse audience. Over the years, with increasing demands for scheduling, it was necessary to create a system capable of capturing and managing these events and six respective spaces, also bringing standards and work methodologies that have been applied in the management of CAC / CADs. The evaluation from this new system and your efficiency has being proving in this search.

 

 Keywords: Logistics, event management, institutional events, people management.

 

 

1. Introdução 

 

O Centro de Atividades Didáticas 1 (CAD1, vide figura 01) foi inaugurado no ano de 2011, com 11 mil metros quadrados, erguido no antigo estacionamento do Instituto de Ciências Biológicas (ICB). Além disso, conta com 11 salas de aula, com capacidade para 80 alunos, 4 salas para 70 estudantes, 4 salas para mais 60 e 10 salas para 50 alunos.

Adicionalmente, o prédio abriga o maior auditório da Universidade Federal de Minas Gerais do Campus Pampulha, com 640 lugares e dois mini auditórios com capacidade para 200 pessoas.

 


Figura 01: Foto da entrada principal CAD1.

 

No início a gestão desses espaços era de responsabilidade da Pró-reitoria de Graduação (PROGRAD). No ano de 2015 a gestão passou a ser de responsabilidade da Coordenadoria de Assuntos Comunitários, ligada à Administração Central do Campus da UFMG.

Com essa migração foi iniciado um processo de reestruturação e modernização dos atendimentos e serviços prestados não só pelo CAD1, mas também pelos CADs 2 e 3. 

O Centro de Atividades Didáticas 2 conta com 2 Auditórios com 250 lugares cada, mais espaço para credenciamento e coffee Break. 

Já o Centro de Atividades Didáticas 3 conta com 8 auditórios com capacidade para 150 pessoas, sendo que 4 deles podem ser transformados em 2 auditórios com 300 lugares e modo arena. Além disso, o espaço também conta com área de coffee break.

O Auditório da Reitoria conta com 450 lugares, hall para credenciamento, espaço de coffee break e coxia com camarins. 

 

Figura 02: Foto aérea da praça de serviços da UFMG


 

A Praça de Serviços da UFMG (vide figura 02) conta com uma grande arena para apresentações culturais e palestras, além das laterais que recebe diariamente feiras de artesanatos, produtos naturais e demandas como estandes de produtos. Esses são todos os espaços gerenciados pela CAC[1] para eventos dentro da UFMG, o setor oferece o serviço de técnicos audiovisuais e assessoria para atendimento no decorrer dos eventos.

No início da gestão do Prédio CAD1[2], as demandas de eventos eram solicitadas por e-mail, diretamente à Administração da Pró-reitora de graduação (PROGRAD) e, posteriormente, para a Administração do CAD1. Não havia nenhum tipo de filtro em relação a estes eventos, não se sabia ao

certo o tipo de estrutura a ser utilizado, nem as demandas mais específicas.

            O aceite era igualmente feito via e-mail, e após isso as informações eram

passadas para tabelas em Excel, nas quais nem todos os funcionários do setor tinham acesso. Assim, como os atendimentos técnicos administrativos eram restritos, devido à falta de logística e de experiência, considerando ainda que na época o prédio havia sido recém-inaugurado, pouco se sabia sobre as demandas de eventos e atividades didáticas.  O Auditório 1B (Nobre), do CAD1, é o maior auditório da Universidade, com o grande crescimento da demanda de agendamento. Assim, justifica-se a criação de um sistema de agendamento online, onde os usuários poderiam fazer o agendamento, verificar datas disponíveis e o acompanhamento do andamento da reserva.

 Esse sistema abrangeria além do Auditório Nobre, os outros espaços ligados à administração central, tais como o Auditório da Reitoria, com capacidade para 450 pessoas, os Auditórios do CAD2, com 250 lugares cada, a praça de serviços e sua arena e, posteriormente, os 8 auditórios do CAD com capacidade para 150 lugares cada.

            Com o decorrer dos anos a necessidade de se operar um sistema de agendamento, divulgação e assessoria foi se tornando indispensável. Com a nova gestão em 2016, a CAC iniciou a implementação o sistema de agendamento. Em seu início foi feita uma pesquisa com os CADs para identificar os pontos mais importantes para um agendamento nos espaços. Em seguida, foi pensada uma forma de acompanhamento desses eventos desde que sua inserção ao sistema até o fim da atividade no espaço reservado. No entanto, necessita-se um aprimoramento, o que é a proposta da presente pesquisa e sendo mais bem descrita no objetivo geral e nos objetivos específicos.

 

 

3. Objetivos geral e específicos  

 

 O objetivo deste artigo é apresentar como o crescimento de um setor envolve informatização, equipe de trabalho e logística. Com a nova gestão e o crescimento de pedidos de atendimentos a eventos institucionais, atendimentos externos, aulas da graduação e de pós-graduação, sentiu-se a necessidade do aprimoramento no atendimento, bem como de um sistema eletrônico/informatizado de gestão de agendas, para melhor gerenciamento dos espaços.

 Os objetivos específicos são: 

1  - Estruturação das Equipes do Núcleo Audiovisual e do Núcleo de Apoio e Assessoria a Eventos/CAC1.

2  - Informatização dos pedidos de Agendamentos de Eventos

3  - Estruturação das Equipes nas Unidades dos CADS[3] - Ponto principal.

4  - Gerenciamento interno das atividades didáticas comuns nas unidades

4. Fundamentação teórica

 De acordo com Ribeiro et al (2011):  

 As instituições governamentais produzem muitas informações de interesse público, mas nem sempre as organizam, disponibilizam e disseminam adequadamente de modo a facilitar a criação do conhecimento. Não se tem uma gestão do conhecimento se não houver gestão da informação, pois muitas vezes aquela é utilizada de forma errada, saturando-se de informações e materiais inapropriados para a tomada de decisões.

 

 Para Matos (1988), a modernização administrativa é uma alternativa limitada para modificar a organização no campo estrutural, alterando normas, procedimentos e simplificando rotinas.

 Rainer e Potter (2005, p. 40) afirmam que um “sistema de informação é um processo que coleta, processa, armazena, analisa e dissemina informações para uma finalidade específica”. 

 Na concepção de Audy, Andrade e Cidral (2007), os sistemas de informação gerencial sintetizam, registram e relatam a situação em que se encontram as operações da organização. Esses sistemas atendem, em grande parte, os gerentes de nível tático da organização na forma de relatórios que apresentam indicadores sobre desempenho de uma determinada área.

             4.  Metodologia

 

 A metodologia utilizada neste artigo será a qualitativa, por meio da aplicação de um método de pesquisa social que emprega técnicas de coleta de dados descritivos com posterior análise.

 Com base nos históricos de agendamento, documentos arquivados e a própria experiência pessoal e profissional, o processo de coletas de dados foi se consolidando.

 A formação da equipe também foi abordada neste artigo, visto que o objetivo é a reestruturação e modernização dos atendimentos a eventos no CAD1.

 A primeira parte será a formação da equipe Audiovisual, em seguida o Departamento Central de Assessoria e Apoio da CAC e em seguida os atendimentos locais nas unidades com uma equipe. Em suma é adotada a sequência abaixo e de acordo com o fluxograma da figura 3.

 

Apresentação do Sistema

     Reuniões Técnicas: Localizar pontos importantes para o sistema de agendamento, locais e suas características.

     Implementação de normalização de utilização dos espaços gerenciados pela CAC.  

     Implementação do sistema: para atendimento externo e interno à UFMG.

     Implementação de um termo para acompanhamento desses eventos solicitados através do sistema. 

     Formação de equipes locais, funcionários destinados a acompanhar os eventos. 

     Formação de Equipe técnico audiovisual. 

     Reuniões de deliberações semanais, essas reuniões são internas NAV[4]/CAC. 

     Divulgação das informações dos eventos semanas para as unidades ligadas a CAC. 

Acompanhamento presencial das equipes nas Unidades ligadas à CAC 
Check-list e Check-out dos eventos 

Atividades para manutenção e continuidade dos trabalhos desenvolvidos. 

 

         

                                                             Figura 03: Fluxograma dos processos de trabalho 

 

 

5. Estratégia de ação
5.1       Apresentação do Sistema 

             

 No início da Gestão da CAC, foi apresentado aos funcionários das unidades, um novo sistema de agendamento, visando facilitar o gerenciamento de informação e controle de tráfico de trabalhos e atendimentos, assim como acompanhamento das atividades. 

 Para que o sistema pudesse atingir a sua meta, foram feitas consultas com os setores para saber as demandas e informações que seriam coerentes nesse sistema de informação. 

 Foram levados em consideração os documentos gerados na gestão anterior, com planilhas, gráficos, termos de aceites, e mails e a vivência profissional dos funcionários. 

 Não existia uma agenda oficial e informatizada de eventos, sendo realizado agendamento apenas por telefone em cada local, sem a integração das informações e sem fluxo contínuo. 

 Após a consulta era feito um e-mail com a solicitação, em cada espaço pretendido, sendo que qualquer falha de e-mail ou demanda mais elevada fazia com que esses emails ficassem em uma lista de espera. Além disso, o seu aceite era feito também por email e sendo afixadas as informações em uma tabela simples sem muita informação, como exposto no início deste artigo. No entanto, recentemente, foi implantado um novo sistema de agendamento via Internet (vide agenda.cac.ufmg.br[5]), onde essas informações ficaram juntas a uma fonte de informação, possibilitando consulta aberta ao público. Além disso, o usuário passou a ter plenos poderes para consultar os locais e datas em qualquer uma das unidades de gerenciamento da CAC.

 Para as Unidades como o CAD1, foi disponibilizado um acesso onde se tem todos os dados do solicitante, bem como uma lista de todas as atividades, tanto as que estão agendadas com as atividades concluídas e canceladas.

 

5.2       Acompanhamento das Atividades Agendadas

 Após a confirmação do agendamento do espaço, inicia-se o trabalho de acompanhamento pré-evento, onde são discutidas as atividades, a organização e a  logística de cada evento e em cada espaço. 

            O primeiro contato é uma reunião para ser passado o primeiro check-list do evento. 

            No planeamento deve-se definir claramente os objetivos propostos a serem atingidos, prever os recursos necessários em termos humanos, financeiros, materiais e legais. Deve-se também reunir uma equipa capaz de assumir responsabilidades ao nível da coordenação e execução de tarefas. Adicionalmente, é importante ainda criar canais de comunicação eficientes entre todas as áreas de intervenção do processo organizativo, sendo indispensável, por último, organizar um método de controle e acompanhamento das providências e decisões tomadas no decurso do evento.

A reunião é realizada com uma a duas pessoas da organização do evento, um responsável pelo setor de Apoio e assessoria de eventos da CAC e, dependendo da informação indexada no sistema, solicita-se a presença de um técnico áudio visual e um representante da unidade reservada. 

Hoje, existem vários tipos diferentes de eventos científicos:  

Ø  Congresso: consiste em um encontro de entidades de classe ou associações para a apresentação de conferências. Podem ser científicos ou técnicos.

Ø  Seminário: encontro de um grupo de estudos que reúne debates de assuntos apresentados pelos participantes. É uma exposição oral para acadêmicos que tenham conhecimento prévio do tópico a ser debatido. É dividido em três partes: exposição, discussão e conclusão.

Ø  Curso: grupo de matérias apresentadas em aulas, conferências ou palestras.

Figura 4: Elementos inerentes ao tema de um evento



 

 

 

 

 

 

Ø   

Ø  Mesa-redonda: encontro de especialistas para a discussão de um tema. Conta com a moderação de um coordenador, responsável por manter o debate em torno do tema principal.

Ø  Simpósio: encontro iniciado por uma classe técnica, artística ou científica para debater temas ligados a um assunto específico.

Ø  Conferência: preleção pública sobre assunto técnico, artístico, científico ou literário. O conferencista apresenta um tema escolhido antecipadamente, por um tempo determinado. Depois, responde às perguntas do auditório.

Ø  Fórum: reunião menos técnica, visando conseguir um público numeroso, que deve ser motivado. 

É apresentado à organização um termo de responsabilidade, onde consta toda a estrutura dos prédios ligados à administração da CAC, assim como os itens e atividades proibidas nos espaços. 

Após esse primeiro contato, as demais etapas são feitas em contatos por telefones e e-mails. 

Após o registro do evento, o mesmo é lançado em uma lista (check-list, vide figura 09) interna da rede e informado aos setores administrativos de cada prédio. A partir dessa etapa o contato é mais direto nos prédios, para visitas técnicas, informativos como tensões elétricas, mobiliários disponíveis, solicitações diversas como wifi, reservas de vagas para carga e descarga, reservas para carros oficiais e qualquer outro tipo de demanda ligado a logística e atendimento do evento.

 

5.3       Check-out e Pós Evento

Após o término do evento, é feito um relatório constando todas as informações relevantes que ocorreram durante o evento. 

Esse relatório é feito por todas as equipes envolvidas no evento por parte da Coordenadoria de Assuntos Comunitários – CAC (Equipe local da unidade, núcleo áudio visual e Núcleo de apoio e assessoria a eventos).

A combinação de todos estes métodos e a compilação de todos os resultados indicará o resultado final do evento e se os esforços desenvolvidos e as políticas e estratégias aplicadas foram as mais corretas, assim como permitirão o aperfeiçoamento geral do planeamento para eventos seguintes.

 

  Figura 05: Modelo de Check-List  



6.         Cronograma Geral

 Este cronograma (vide tabela 1) mostra a parte tanto de implementação do sistema como suas fases seguintes, no âmbito geral.

            Tabela 1: cronograma geral

 Atividade

2016

2017

2018

2019

Apresentação do Sistema 

x

 

 

 

Reuniões Técnicas

x

 

 

 

Implementação das Normas

x

 

 

 

Implementação do Sistema

x

 

 

 

Formação de Equipe de Atendimento

 

x

x

 

Agendamentos no Novo Sistema 

x

x

x

x

Reuniões de Deliberação 

 

x

x

x

Divulgação das Informações para os setores envolvidos 

 

x

x

x

Acompanhamentos das Atividades 

 

x

x

x

Check-out dos Eventos

 

x

x

x

Reunião Anual de Equipe 

 

x

x

x

 

6.1       Cronograma específico para atendimento a eventos agendados (vide

tabela 2)

Tabela 2: cronograma específico para atendimento a eventos agendados

 

Atividade

Usuário

Gestores do sistema

Atendimento local

Solicitação de Agendamento  

x

 

 

Reunião de Deliberação 

 

x

 

Resposta do Agendamento 

 

x

 

Reunião de Check-List

x

x

X

Acompanhamento local

x

 

X

Check-out 

 

x

X

   

 

7.         Considerações Finais

Este trabalho teve como objetivo de demonstrar a mudança e a modernização de um setor em relação aos atendimentos para com eventos institucionais e a disseminação de informações para o público em geral 

Os eventos ou encontros científicos são uma fonte essencial para quem busca novos conhecimentos. Eles permitem o enriquecimento do saber acadêmico, pois reúnem profissionais, especialistas, estudantes e vários grupos com interesses em comum. 

 Criou-se nesse trabalho formas de gerenciamento para melhorar os atendimentos para um público diversificado, com demandas específicas.

A metodologia de organização de eventos descrita neste trabalho apresenta-se como bastante generalista, uma vez que se constatou que a sua aplicação foi baseada em apenas um setor específico, assim como do evento sempre está ligado à área acadêmica.

A organização, planejamento e gestão de um evento estão sempre ligadas ao carácter, personalidade e metodologia usada de quem o realiza.

A paixão pelo trabalho que se realiza sempre se sobressai, organizar acompanhar e finalizar um evento acadêmico é um trabalho gratificante, que irá além das estruturas físicas, é construir algo para que possa ser desfrutado e vivido pelo público.

É de fundamental importância a informatização e a integração de sistemas nas organizações que realizam os eventos, de modo a gerenciar de maneira mais eficiente, transparente e rápida, tal como já é realizado tanto na própria UFMG (em outros setores) como em outras IFES.

 

 

9. Referências Bibliográficas 

 

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MATOS, R.A. Para que modernizar a organização pública? Revista de Administração Pública, v.22, n.3, p.22-26, 1988. 

 

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TransInformação,      v.       23,      n.       2,      p.       159-171,      2011.      Disponível          em:

<http://www.scielo.br/scielo.php?frbrVersion=3&script=sci_arttext&pid=S010337862011000200006&lng=en&tlng=en>. Acesso em: 29 jul. 2019.



[1] Coordenadoria de Assuntos Comunitários 

[2] CAD1 -Centro de Atividade Didáticas 1

[3] CADS – Sigla data a junção de todas as Unidades CAD1, CAD2 e CAD3.

[4] Sigla para Núcleo Audiovisual da Coordenadoria de Assuntos Comunitários 

[5] Endereço da agenda virtual da CAC/UFMG 



Recebido em 03 de agosto de 2020
Publicado em 01 de setembro de 2020


Como citar este artigo (ABNT)

SIQUEIRA, Irisdeis Lucia. NERO, Marcelo Antonio. Modernização e Reestruturação do Setor de Atendimentos e Acompanhamentos a Eventos do Centro de Atividades Didáticas 1/ Coordenadoria de Assuntos Comunitários/UFMG. Revista MultiAtual, v. 1, n.5., 01 de setembro de 2020. Disponível em: https://www.multiatual.com.br/2020/08/modernizacao-e-reestruturacao-do-setor.html
MODERNIZAÇÃO E REESTRUTURAÇÃO DO SETOR DE ATENDIMENTOS E ACOMPANHAMENTOS A EVENTOS DO CENTRO DE ATIVIDADES DIDÁTICAS 1/ COORDENADORIA DE ASSUNTOS COMUNITÁRIOS/UFMG MODERNIZAÇÃO E REESTRUTURAÇÃO DO SETOR DE ATENDIMENTOS E ACOMPANHAMENTOS A EVENTOS DO CENTRO DE ATIVIDADES DIDÁTICAS 1/ COORDENADORIA DE ASSUNTOS COMUNITÁRIOS/UFMG Reviewed by Revista MultiAtual on agosto 18, 2020 Rating: 5
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